Home >  Actualiteiten  >  Blog  > Filevorming voorkomen bij e-mailverkeer

Filevorming voorkomen bij e-mailverkeer


Vanochtend, op weg naar mijn werk stond ik wederom in de file bij het bekende knooppunt over het kanaal. De frustratie werd een beetje verlicht door een vrolijk ochtendprogramma op de radio. Deze keer met een nieuwsitem over een helaas verkeerd geadresseerde e-mail met ongewenste gevolgen ...

Terwijl ik dit zat te beluisteren bedacht ik me dat op het werk er ook een file aan e-mails op me zou staan te wachten. De hoogste tijd om dit eens goed aan te pakken. We gaan een paar “knooppunten” stroomlijnen …

Wegen zijn zo gemaakt dat het zo goed mogelijk kan doorstromen

Het programma Outlook heeft standaard diverse functies ingebouwd om berichten te sorteren en om te leiden, zodat het minder druk wordt op de hoofdweg.

  • De functie “Ongewenste e-mail” is een soort interne spamfilter om te voorkomen dat Postvak-In vol raakt met ongewenste e-mailberichten.  Je kunt het beschermingsniveau, etc. specifieker instellen, ook met de webversie van Outlook.
  • De functie “Onbelangrijke e-mail” analyseert de e-mailgewoonten en, afhankelijk van het gedrag in het verleden, bepaalt het welke berichten vaak genegeerd worden. Vervolgens worden deze berichten verplaatst naar de map Onbelangrijke e-mail. In een eerder nieuwsbericht van Ratho gaan we in op deze redelijk nieuwe functie.
  • Tot slot kun je bovengenoemde functies ook uitbreiden door zelf regels op te stellen, zodat Outlook automatisch een actie onderneemt. Bijvoorbeeld om een bericht van een bepaalde afzender te verplaatsen naar een specifieke map, of dat alle e-mails met het woord “factuur” verzameld worden in een map.

Natuurlijk is het van belang om wel deze mappen eens in de zoveel tijd te controleren om te voorkomen dat e-mailberichten over het hoofd worden gezien. Wat prettig werkt is om van deze mappen favorieten te maken, zodat ze bovenaan de mappenlijst komen te staan. Je ziet dan direct of hier e-mails in staan.

 

File Afbeelding Blog Aryon

 

Een goede doorstroming vraagt om overzicht over de weg

Voordat je besluit berichten te gaan lezen is een visueel overzicht belangrijk, net als een vrachtwagenchauffeur die hoog in zijn cabine zit en daardoor snel ziet wat er gebeurd. 

  • Standaard staan bijvoorbeeld nieuwe berichten vetgedrukt. Maar hoe handig is het om meteen te zien dat een bericht naar je verstuurd is als “cc”, doordat het bijvoorbeeld een groene kleur heeft? Of dat berichten van een bepaalde persoon automatisch met rode tekst worden weergegeven in de berichtenlijst? Met voorwaardelijke opmaak stel je deze visuele mogelijkheden in.

Als je de berichten weergeeft als gesprek, dan worden berichten die hetzelfde onderwerp hebben weergeven als een groep of verzameling berichten.

Door ervaring en routine zijn bekende verkeersopstoppingen sneller op te lossen

Een verkeersopstopping weer oplossen vraagt vaak om kleine, snelle acties bijvoorbeeld een kapotte auto op de vluchtstrook zetten. Ook de berichtenstroom zet je in beweging door berichten waar weinig actie voor nodig is, of die iedere keer dezelfde actie vereisen snel en slim aan te pakken. 

  • Door over een bericht te zweven krijg je automatisch een snelmenu in beeld voor de eerste acties. Met de linkermuisknop komt een uitgebreider menu in beeld voor eventuele snelle keuzes.
  • Vaak herhaalde acties vragen om “Snelle stappen”, zodat je op een eenvoudige manier berichten kunt verwerken en beheren. Bijvoorbeeld om een bericht met één muisklik of sneltoets naar een veel gebruikte contactpersoon door te sturen.
  • Zoals je de functie “Snelle stappen” kunt instellen met sneltoetsen, heeft Outlook al veel sneltoetsen standaard ingebouwd. Klik hier voor een overzicht van sneltoetsen voor Outlook. 

Vanaf nu kan ik met meer succes op weg! 

PS:   Voor het omschreven probleem van het radiobericht dat per ongeluk een e-mail naar een verkeerde persoon verstuurd wordt, is de makkelijkste oplossing dat je ook hier regels instelt. Je kunt het verzenden van berichten voor enkele minuten uitstellen, waardoor je de tijd hebt om een bericht nog aan te passen.

 

 

 


Linkedin Twitter Facebook youtube