Migreren kun je automatiseren

Home >  Blog >  Migreren kun je automatiseren

Stichting Leerrijk heeft Ratho gekozen als hun nieuwe IT partner en de vraag was om de 15 scholen te migreren naar de Microsoft 365 omgeving. Dit wilden we geautomatiseerd gaan doen zodat de ICT' ers dit zelf eenvoudig uit konden voeren. Met een collega heb ik onderzocht hoe we dit het beste konden doen zodat het aan beide kanten tijdswinst op zou leveren. En dat is gelukt; in de ochtend deed men zelf de migratie en 's middags was men al weer aan het werk. Ik vertel graag over hoe de ervaring was.

 

Tijdswinst door het automatiseren van migratie naar Microsoft 365 

Ik dacht nog: ideaal, dit is bij mij om de hoek! Ik mocht het project uitvoeren, wat erg vertrouwd was, aangezien ik bij mijn vorige werkgever ook veel met ICT voor het basisonderwijs te maken heb gehad. Dat geautomatiseerd de scholen in de Microsoft 365 omgeving krijgen hield in dat wij moesten zorgen voor verschillende groepen waar de apparaten in kwamen en standaard instellingen moesten maken voor de scholen per gebruikersgroep. Het voordeel hiervan is de tijdswinst, en nog belangrijker dat alle scholen er qua naamgeving en instellingen er op dezelfde manier ingezet werden.

 

samenwerken op school

 

 

Hoe wordt er op de scholen (samen) gewerkt?

Van inventarisatie naar migratie 

Hierna hebben we een inventarisatie gedaan van een school die de Proof Of Concept (POC) moest draaien, dit werd Basisschool de Veste. 

Bij een inventarisatie lopen we de school rond, noteren we alle technische zaken (informatie over de internetverbinding, het netwerk etc.) en kunnen we meteen kennismaken met de ICT’er van de school en heb je meteen een beeld bij hoe de migratie voor deze school aangepakt moet worden. Het fijne van zo’n inventarisatie is ook dat je een inschatting kunt maken hoe de migratie gaat verlopen, er is namelijk nogal wat van invloed bij zo’n overzetting: 

  • hoe is bijvoorbeeld de kennis van de ICT’er?
  • hoeveel werkstations moeten er geïnstalleerd worden?
  • wat voor type schoolborden zijn er?
  • zijn er veel laptops die aan de kabel aangesloten moeten worden?
  • en zo zijn er nog een aantal dingen waarop je kunt inspelen. 

 

Afstemmen op de klantwens zorgt voor een vlekkeloze migratie

Bij de migratie van de eerste school kom je er eigenlijk altijd wel achter dat er nog gesleuteld moet worden aan hoe de inrichting in elkaar steekt. We hebben een goede basis, maar de klantwens wijkt toch altijd af van de standaard die er neergezet wordt. In dit geval was de ICT’er van de POC school ook de bovenschoolse ICT’er van Leerrijk. In dat geval kon ik dus mooi afstemmen welke wijzigingen er gedaan moetsen worden, en kreeg ik meteen akkoord om dit voor de rest van de scholen ook zo te doen. Dit heb ik vervolgens aangepast in het automatiseringsstuk en meteen doorgevoerd bij de installatie van de volgende scholen. 


Nadat de migratie van deze eerste school opgeleverd was, deden we de inventarisatie van de overige 14 scholen. Hierna was het zaak om de hele boel op te zetten: 

  • alle scholen op Microsoft 365 
  • er voor zorgen dat de printers er alvast in staan zodat deze automatisch mee geïnstalleerd worden
  • dat de scholen in de online leeromgeving terecht komen (ons Ratho Portaal
  • de programma’s die nodig zijn voorbereiden en controleren of alle documentatie op orde is. 

Hierna konden we starten met de migraties. Deze liepen vrij vlekkeloos want we plaatsten een apparaat en met een handleiding kon de ICT’er zelf de migratie uitvoeren. 

 

meisjes op Teams

 

 

In de ochtend een migratie en 's middags al weer aan het werk!

Installaties gedaan door ICT’ers (en soms zelfs groep 8) waren een groot succes! 


Het zelf migreren van de werkplekken door de ICT’er op locatie is iets wat ik van tevoren anders had ingeschat, waarvan ik dacht dat het moeizamer zou verlopen, maar uiteindelijk toch de ICT’er alles zelf geïnstalleerd heeft. De uiteindelijke installatie van de werkplekken is dus eigenlijk niet door door Ratho gedaan maar door Kees, Marco, Ingmar, Monique, Yvonne, Sannie, Nick, Veronique, Elma, Pim, Mandy, Paul, Miriam en Cassie.

Bij de grotere scholen liepen zelfs groep 8 leerlingen mee om te helpen met installeren! De migraties waren vaak ook al in een ochtend uitgevoerd en in de middag waren er al weer mensen aan het werk.

 

Samenbrengen van ideeën van collega's en opdrachtgever zorgt voor mooie dingen 

De opzet van de migratie zoals we deze hebben gedaan en waar veel collega’s binnen Ratho een aandeel in hebben, heeft er voor gezorgd dat deze heel efficiënt is verlopen. Iedereen heeft zijn of haar ideeën en als je deze samenbrengt komen hier echt mooie dingen uit.

 

Nazorg met nagenoeg geen bijzondere punten  

Na zo’n installatie, meestal na een week, gingen we terug naar de school voor de zogeheten nazorg. Hier wordt besproken hoe het loopt, en heeft de ICT’er een verzamellijstje met vragen of problemen. Bij de eerste school waar we de nazorg deden was het een lege lijst, en heb ik eigenlijk met de ICT’er een bak koffie gedronken en ben weer door gegaan naar de volgende afspraak.

Bij de rest van de nazorg dagen waren er vaak 2 of 3 punten en dan meestal onduidelijkheden, of een installatie die was blijven steken, geen grote dingen. Wat toch vrij knap is, aangezien de hele school met een ander systeem moet werken. 

Ik heb Leerrijk ervaren als een erg flexibele organisatie, wat ook op de scholen te merken is, en ik denk dat het goede verloop van dit project hier een hele grote rol in heeft gespeeld.

 

 

rennende kids

 

 

Stichting Leerrijk is een flexibele organisatie

Vragen en contact

Heb je nog vragen over dit blog of over hoe wij dit succesvolle project ook voor jouw organisatie kunnen uitrollen? Neem dan contact op met mij via twan@ratho.nl, bel 040 2370 426 of vul onderstaand terugbel formulier in.

Dit veld is verplicht omdat we contact op willen nemen

 

Helpdesk