Klanten stellen steeds hogere eisen aan MKB bedrijven. Daarom moet je er extra op letten dat je op een veilige manier werkt. Denk hierbij aan veilig in-loggen via Multifactor authenticatie (MFA), het veilig opslaan en bewerken van persoonsgegevens en het delen en opslaan van bestanden waar je in samenwerkt. Hoe fijn is het als dit kan én je ook nog eens altijd en overal kunt werken op een plek waar jíj zin in hebt: thuis, bij een klant, onderweg in de auto of op een willekeurige plek op kantoor. Met Microsoft 365 kun je jouw organisatie digitaal beheren en contact onderhouden met werknemers, partners en klanten via online vergaderingen, chatten, documenten veilig delen én er tegelijkertijd in samenwerken. Houdt er wel rekening mee dat je alle medewerkers ook mee krijgt in het adopteren van deze manier van samenwerken. Daarom is het tijd voor een upgrade naar Windows 10/11 en Microsoft 365, waarbij je in de cloud werkt en er rekening wordt gehouden met de eigen behoeften en tools van jouw organisatie. In deze whitepaper lees je hoe je dit stap voor stap aanpakt.  Stap 1: Maak de businesscase Voor je met een project begint, kijk je naar de businesscase: hoe helpt de upgrade de zaak en collega’s vooruit? Werken met Microsoft 365 helpt je vooral je werk efficiënter te doen. Je bent bijvoorbeeld geen tijd meer kwijt met het rondmailen van documenten, wachten op correcties of zoeken naar de recentste versie van die presentatie. Werkt jouw bedrijf met Windows 7 en Microsoft 2010? Dan is overstappen helemaal een must omdat de ondersteuning hierop is gestopt in 2020. Windows 10/11 garandeert betere veiligheid en een  soepelere gebruikerservaring. Schopt deze upgrade je bedrijfs-voering met andere tools in de war? Nee, want 99 procent van de  applicaties die compatibel zijn met Windows 7 werken zonder aanpassingen met Windows 10/11. TIP: Stel een projectmanager binnen het bedrijf aan. Die is net als jij gediend bij het belang van de organisatie. Wanneer er geen aanspreekpunt is, lopen dit soort migratieprojecten vaak vertraging op. Stel een veranderteam op met daarin bijvoorbeeld collega’s van alle afdelingen. Vraag in ieder geval communicatie en IT in om hierin samen te werken.
Stap 2: Inventariseer hard- en software Tijd voor verandering dus! Begin met een inventarisatie. Welke tools heb je op dit moment en welke worden echt gebruikt? Kunnen je vaste computers en laptops
overweg met Windows 10? In veel gevallen wel, maar het kan geen kwaad dat van tevoren te checken. Gebruik bijvoorbeeld Desktop Analytics om een volledig beeld te krijgen. Deze tool scant alle
hardware, applicaties en stuurprogramma’s in jouw desktop-omgeving en spoort potentiële compatibiliteitsproblemen op. TIP: Sommige oude tools zijn misschien niet compatibel. Dit zijn vaak oplossingen waar je al jaren mee werkt en waarmee je kunt lezen en schrijven. Vaak zijn er modernere varianten die nét een beetje beter werken met moderne tooling. Kijk vooral naar mogelijkheden en durf afscheid te nemen van oude spullen. Stap 3: Betrek iedereen De ervaring leert dat collega’s het fijner vinden als ze van tevoren weten dat ze met nieuwe tools gaan werken. Voor sommige collega’s zal chatten of stoppen met rondmailen van bestanden een grote gedragsverandering zijn. Daarom is het handig om collega’s zo vroeg mogelijk mee te nemen in het proces. Laat ze zien waarom je anders gaat werken en laat hen vooral zien wat de voordelen zijn. Doe dat niet via een e-mail, maar loop bij ze langs of maak er een bedrijfsbrede verandercampagne van. Als iedereen met de nieuwe tools goed aan de slag gaat, is dat winst voor de collega’s én het bedrijf. TIP: Je hebt vast binnen de zaak een aantal collega’s die vrolijk worden van digitale technologie. Vraag ze om hun enthousiasme over te brengen. Laat de  twijfelaars in een vroeg stadium ervaren wat de voordelen zijn, door alvast eens mee te kijken en zelf te oefenen. Stap 4: Implementatie en adoptie Tijd voor de overstap! Bereid iedereen voor op de verandering. Als het goed is heb je je collega’s goed voorbereid en staan ze te trappelen om efficiënter te werken met de nieuwe tools. De aftrap mag geen verrassing voor collega’s zijn, maar een vooraf aangekondigd moment. Geef je collega’s de tijd om op een andere manier te werken. Je zult zien dat de één het wat sneller oppakt dan de ander. Geef die ander persoonlijke aandacht door ernaast te gaan zitten en te helpen. TIP: Reserveer voldoende tijd en middelen voor adoptie. Stap 5: Ga door met veranderen Microsoft 365 komt continu met nieuwe, handige functies waarmee je collega’s hun werk handiger kunnen doen. De innovatie en verandering staat dus niet stil. Blijf daarom altijd in gesprek met collega’s en laat hen zien hoe de techniek helpt. Blijf om je heen kijken om te zien of er nieuwe handige functies beschikbaar zijn, of dat collega’s ze al gebruiken! TIP: Maak iemand in de organisatie verantwoordelijk voor IT-innovatie. Op die manier borg je dat je het meeste uit de investering en je mensen haalt.