Hoe verwachtingsmanagement teleurstellingen voorkomt

Ik ben inmiddels al wat jaren werkzaam bij Ratho in het projectenteam waar ik met veel plezier deel van uitmaak. Dagelijks ben ik bezig met uitdagingen die ik tegenkom als ik mijn werk uitvoer. Het maakt me blij als ik die uitdagingen en problemen die opdrachtgevers opmerken snel kan oplossen. Ik vind het heel leuk om te puzzelen, om dingen nóg beter te maken voor de opdrachtgever of om te zorgen dat hij ergens weinig tot geen last van ondervindt tijdens of na onze werkzaamheden. In mijn blog leg ik uit hoe wij proberen te voldoen aan de verwachtingen van onze opdrachtgevers.

Ik merk dat er behoefte is dat het vooraf heel duidelijk is wat er opgeleverd wordt bij onze opdrachtgevers. Wij noemen dat verwachtingsmanagement en dat werkt, wat ons betreft, over en weer. We merken dat met een goede voorbereiding, goede communicatie, alles doortesten en de bevindingen hiervan teruggeven, er een goede verstandhouding ontstaat. We voorkomen hiermee teleurstellingen achteraf zoveel mogelijk.

"Verwachtingsmanagement werkt over en weer"

Want als we vooraf aangeven wat er wellicht langzamer of moeizamer kan gaan werken in de IT- omgeving dan houdt men daar rekening mee. Er kunnen verschillende zaken de oorzaak zijn zoals verouderde apparaten of software. Soms zijn er geen middelen om een hele omgeving of devices allemaal meteen te vervangen. Dan is het belangrijk om te kijken of we hier omheen kunnen werken of welke oplossingen er wél zijn. Ik vind dat echt een uitdaging die ik graag aan ga.

Hoe gaat bij ons een migratietraject in z’n werk?

Steeds meer opdrachtgevers maken de stap naar het volledig werken in de cloud. Ze werken vaak nog lokaal en zien de meerwaarde van het overal kunnen werken. Dat is dus mogelijk in de cloud; waar vaak de beveiliging en AVG meteen ook goed is geregeld. Uiteraard bekijken we de wensen per case.

In elk geval gaat het op hoofdlijnen als volgt: wij krijgen deze opdracht vanuit de verkoopafdeling die dit neerlegt bij onze coach Projecten Joris van der Sligte (lees ook zijn blog over security). Zij zorgen voor de eerste communicatie naar de opdrachtgever en naar ons (de mannen op de werkvloer). De opdrachtgever wijst ook een contactpersoon aan waarmee wij, op locatie, mee kunnen schakelen. Wij zorgen voor de techniek, de koppelingen, de applicaties die moeten draaien op de devices en de nazorg (evaluatie).

"Nazorg geven en na het project samen evalueren is een belangrijk onderdeel van verwachtingsmanagement"

Met een nulmeting uitdagingen in kaart brengen

Ik en mijn collega’s merken dat we groeiende zijn nu we vaker migraties naar Intune (de cloud) uitvoeren (mijn directe project collega’s Twan en Marvin schreven hier al eerder een blog over). We leren uit elke migratie weer nieuwe lessen omdat elke omgeving en vraag nu eenmaal anders is en ook de technieken snel veranderen. Daarom nemen we de evaluaties met elkaar en de opdrachtgevers door en zetten de lessen die we leren weer in bij een volgende, vergelijkbare, opdracht. Zo houden we verwachtingen scherp en spreken we elkaar er op aan tijdens het traject.

Een goede voorbereiding begint wat mij betreft altijd met een 0-meting, hier komen taken uit die wij testen tijdens de voorbereiding. Zo kan het zijn dat wij vooraf andere (betere) systeemeisen stellen aan de omgeving van de opdrachtgever, want vaak vergen nieuwere oplossingen meer (reken)kracht. Dan kun je met oudere processoren of devices niet waarmaken wat je belooft. Die 0-meting is dus erg belangrijk. Als de opdracht doorgaat wordt deze bij nieuwe opdrachtgevers vaak verrekend met de offerteprijs.

"Een 0-meting mag zeker niet ontbreken in de voorbereiding"

Wat is de winst?

Ik vind de grootste winst voor ons als Ratho en voor de opdrachtgevers dat je vooraf duidelijk maakt waar je mee gaat starten en wat het eindresultaat zal zijn. Tussendoor schakelen en problemen oplossen is voor mij mijn drive; daar haal ik veel plezier uit. We willen zorgen dat organisaties overal waar ze willen kunnen werken. Ook de samenwerking onderling en met externen wordt makkelijker met de inzet van Teams. Maar ook dat vraagt de nodige communicatie een voorbereiding want; waar moeten de 1000 mapjes en bestanden die er nu zijn naar toe? En hoe zorgen ze er voor dat de (interne) e-mail tot een minimum wordt beperkt?

Mijn collega Aryon is er om, samen met de opdrachtgever, te bepalen wat er moet gebeuren met de mappenstructuur in SharePoint. Hij zorgt voor de herstructurering en communicatie en hieruit volgt een Excelbestand. Hiermee voeren wij de bestandsmigratie uit naar SharePoint/ Teams zodat iedereen zijn/ haar werk weer kan vinden in de nieuwe situatie.

Adoptie en trainingen

Als het technische gedeelte dan is afgerond pakt collega Aryon het dan over wat betreft de adoptie en trainingen. Want het is wel van belang dat, als je in een nieuwe omgeving met nieuwe oplossingen werkt, deze ook juist worden gebruikt. Anders is het zonde van de investering (lees Aryon's blog over het stappenplan bij een Teams migratie).

Tijdens alle processen moet je dus bezig zijn met verwachtingsmanagement, zowel intern als extern, met én bij de opdrachtgever, zodat uiteindelijk alle betrokkenen weten wat er van ze wordt verwacht en wat het eindresultaat gaat zijn en iedereen tevreden is.

Wil jij ervaren hoe wij jouw verwachtingen managen? Neem vrijblijvend contact met ons op!

Krijg jij een prettig gevoel bij onze manier van werken; van hoe wij projecten aanpakken? Wil jij ervaren hoe wij dit in jouw organisatie aanvliegen, dat we eerlijk zijn over wat wel en niet kan in plaats van heel veel beloven en je achterlaten met een omgeving die niet voor jou werkt? Neem dan contact op.