In gesprek over productiviteit met Aryon Hooijmaijers

Wij stellen je graag voor aan Aryon. Hij is inmiddels al een aantal jaren werkzaam bij Ratho als ICT-adviseur en trainer. Hij zorgt er met presentaties en workshops voor dat IT-werkzaamheden van Ratho effectiever en efficiënter worden geïmplementeerd. In de loop van de jaren is zijn functie verder uitgebreid, zo is hij projectleider van onze eigen leer- en ontwikkelomgeving en geeft hij ook interne presentaties en trainingen. Hij is onze Microsoft Teams expert en komt het liefst bij organisaties op locatie om een project succesvol en soepel te laten verlopen.

Aryon begeleidt o.a. de ontwikkeling van onze digitale leer- en werkomgeving via de RathoManager. Aryon: “De RathoManager was in eerste instantie bedoeld voor het onderwijs, maar ook voor de zakelijke markt blijkt deze beheeromgeving interessant. Daarom draait er momenteel een pilot fase bij een zakelijke opdrachtgever. Met deze oplossing geven we meer inzicht in de volledige IT-omgeving en kunnen opdrachtgevers zelfstandig bepaalde handelingen uitvoeren. Denk aan het aanmaken van gebruikers en het toewijzen van printers. Dankzij deze ontwikkeling heeft de opdrachtgever zelf meer controle en kunnen de collega’s van de helpdesk onze opdrachtgevers (proactief) helpen met andere vraagstukken.” 

"Het grootste struikelpunt voor de productiviteit is dat organisaties niet goed nagaan waar de behoefte écht ligt. Een organisatie moet tijd en middelen vrijmaken om samen de ICT-dienstverlener de juiste IT-oplossing te selecteren en het succes ervan op korte en lange termijn te waarborgen.”

“Naast de leer- en ontwikkelomgeving houdt Aryon zich bezig met het in kaart brengen van processen om de productiviteit in de IT-omgeving te verhogen. “Het valt mij op dat veel potentiële opdrachtgevers werkwijzen hanteren waar ze zelf niet tevreden mee zijn. Voor veel organisaties lijkt de IT-omgeving slechts een bijzaak en roeit men met de riemen die men heeft. Het valt mij bijvoorbeeld op dat organisaties vaak met verschillende IT-systemen werken als het gaat om documentopslag, communicatie, wachtwoorden en HRM. Hierdoor worden maar weinig systemen optimaal gebruikt en dat vind ik echt zonde. Organisaties die hun IT-omgeving op orde hebben en deze ook optimaal gebruiken, werken veel productiever en daarbij ook veiliger.” 

In 6 stappen naar meer productiviteit   

Aryon: "Voor het verhogen van de productiviteit (van omvangrijke projecten) maak ik gebruik van deze 6 stappen":

1. Oriënterende workshop
   Hier kijk ik samen met jou naar de huidige programma’s, processen en voordelen die wij kunnen realiseren. We beoordelen het draagvlak in de organisatie en brengen de behoeftes van jouw organisatie in beeld (ook als je nog niet helemaal weet wat je nodig hebt). Vervolgens laten we jou en enkele collega’s kennismaken met de IT-oplossingen om, waar nodig, extra draagvlak te creëren.”
2. Blauwdruksessie
   Het doel van deze stap is om de oude structuur in kaart te brengen en de gewenste structuur vorm te geven. Samen kijken we naar de doelstellingen op korte- en lange termijn. Ik werk vervolgens met mijn collega’s de blauwdruk verder uit. Uiteraard zorgen wij hierbij voor de technische vormgeving.
3. Workshop aan de werkgroep
   Stap 3 is een geweldig moment. Op dit punt presenteren wij de werkomgeving aan de werkgroep. We besteden extra aandacht aan het migratievoorstel, het plan van aanpak en de controlemomenten. Het is belangrijk dat jullie op dit moment exact weten wat je van ons kan verwachten en wie er verantwoordelijk is om de IT-oplossing(en) succesvol te implementeren.
4. Presentatie aan het hele team
   Tijdens een interactieve sessie maakt iedereen kennis met de nieuwe manier van werken. Ik vind dit persoonlijk een belangrijk moment. Wanneer we jouw collega’s een goede eerste introductie geven, zorgt het ervoor dat de migratie en implementatie eenvoudiger verlopen. Dit zorgt uiteindelijk voor een goede adoptie van de IT-oplossing(en). En als de Brabanders die wij zijn, zorgen wij voor worstenbroodjes.
5. Migratie
   Het doel van de migratie is om een vlekkeloze overgang te realiseren. Dit doen wij door vooraf de juiste informatie te verstrekken (in de vorm van handleidingen en/of tijdens de presentatie voorafgaand aan deze stap). Ook controleren wij of de migratie aan alle BIV voorwaarden voldoet. We hebben nauw contact met de werkgroep, en ook zij voeren controles uit op de cruciale elementen.
6. Documentatie en nazorg
   Na een succesvolle migratie blijven wij hulp bieden. Wij plannen evaluatiemomenten in en zorgen voor optimalisatie processen. Natuurlijk bieden wij ook de nodige handleidingen en instructievideo’s om er zeker van te zijn dat iedereen op de juiste manier met het systeem werkt. Stel jij hebt een hoog verloop of je denkt dat je collega’s efficiënter met de IT-oplossing kunnen werken, dan geven wij graag een extra presentatie voor het hele team. We verliezen de resultaten uiteraard niet uit het oog en werken via een PDCA-methode. Binnen Microsoft kun je bijvoorbeeld technisch bekijken hoe er met bestanden gewerkt wordt én hoe er gecommuniceerd wordt binnen de organisatie, zo krijg je beter inzicht in hoe het systeem wordt gebruikt en kun je bijsturen waar nodig.”

"Het moet duidelijk zijn waarom de IT-oplossing is gekozen en waarom het de productiviteit verhoogt. Men moet beseffen dat het daadwerkelijk bijdraagt aan een hogere kwaliteit van de
werkzaamheden en er van de opdrachtgever 

geen technische kennis nodig is.”

Microsoft Teams

Dan komen we aan bij het favoriete onderwerp van Aryon: Microsoft Teams. Deze oplossing neemt hij vaak mee als belangrijk onderdeel van het verhogen van de productiviteit binnen organisaties. Bij een implementatie van Microsoft Teams worden ook de 6 stappen gevolgd waarbij er vaak specifiek aandacht is voor de implementatie. Er is binnen Teams ontzettend veel mogelijk maar het is niet altijd wenselijk om alles meteen vanaf de start op te pakken. Vaak gaat dit gefaseerd door eerst aan de slag te gaan met bijvoorbeeld de documentopslag en het veilig delen van documenten. In een latere fase wordt dan de interne communicatie in Microsoft Teams verder uitgerold.

“Teams biedt enorm veel mogelijkheden en veel van de processen, documentopslag én communicatie komt hier samen. Microsoft Teams is onderdeel van Microsoft 365; een productiviteitscloud die is gemaakt om iedereen te voorzien van Office-apps, cloudservices en geavanceerde beveiliging. Eén van de voordelen is dat jij altijd en overal toegang hebt tot jouw documenten én ze veilig kunt delen en bewerken met externen.”

Benieuwd naar meer? Lees de ervaring met Aryon en het productiever werken met Microsoft Teams van opdrachtgever HEYDAY.
Interesse? Vraag via onderstaande knop een vrijblijvende demo aan.