Tips voor een goede start van het nieuwe schooljaar in 2021/2022

Het schooljaar 2020-2021 is bijna voorbij en de zomervakantie staat weer voor de deur. De laatste activiteiten worden gepland en plannen worden afgesloten. We geven een aantal tips om ervoor te zorgen dat jouw school optimaal de zomervakantie in kan gaan en dat jullie in september weer snel en gemakkelijk opstarten! 

Regelen VOOR de zomervakantie:

In de zomerperiode wordt de school vaak uitgebreid schoon gemaakt, ook wordt de balans opgemaakt wat betreft hard- en software, behoefte aan training et cetera. Wij geven tips die je kunt doorlopen zodat je aan alles denkt waarbij je ons nodig kunt hebben, zodat jij zonder zorgen vakantie kunt houden en daarna echt fris van start kunt gaan.

• Bespaar energie 
  Schakel de werkstations, monitoren en randapparatuur, zoals printers, uit.
• Loskoppelen kabels: neem foto's of gebruik labels
  Daarbij worden vaak ook systemen ontkoppelt van kabels om er goed bij te kunnen. Label de kabels óf maak een foto hoe ze aangesloten zitten vóórdat je de kabels loskoppelt van een monitor en/of digibord. Zodat verklein je de kans op storingen doordat kabels onjuist worden aangesloten.
• Geef benodigde software pakketten aan ons door 
  Direct na de vakantie zorgt de installatie van nieuwe lokale software vaak voor vragen. Om te voorkomen dat je lang moet wachten op de installatie van deze software, is ons advies om vóór de vakantie alvast bij ons aan te geven welke extra software geïnstalleerd moet worden.
• Geef de benodigde hardware aan ons door
  Als je na de vakantie nieuwe hardware nodig hebt, inventariseer dit dan tijdig en geef dit voor de vakantie aan ons door zodat wij kunnen zorgen dat de levering en installatie gebeurt voordat mensen echt van start moeten gaan.
• Werk het LAS (Leerling Administratie Systeem) tijdig bij 
  Op 1 augustus verwerkt het LAS alle mutaties voor het nieuwe schooljaar. Als je een nieuwe functie hebt of niet meer bij een Team hoort, moet dit goed staan in het LAS om inlogproblemen te voorkomen! Deze wijzigingen worden volgens het ketenproces doorgegeven aan de uitgevers en aan ons. De mutaties voor het nieuwe schooljaar kun je nu al in het LAS invoeren, dan worden deze per 1 augustus automatisch actief. Bekijk meer informatie hierover op Basispoort.
• Jaarovergang Teams
  Onze scholen werken inmiddels allemaal met Teams. Het is van belang om de Teamsgroepen van klassen te archiveren. Dit doe je door de documenten die aanwezig zijn en die je wilt bewaren te verplaatsen naar jouw Teamsmap óf in je eigen map. Je vindt in deze handleiding stapsgewijs hoe dit moet.
• Serverruimte
  Zorg dat de serverruimte goed geventileerd en stofvrij is want weersomstandigheden en stof kunnen schade veroorzaken. Controleer voor de vakantie of de laatste back-up correct is verlopen.
• Trainingen
  Mochten er nieuwe medewerkers starten of heeft je team een opfrisser nodig? Boek dan nu alvast een training bij Aryon. Hij staat voor je klaar om je te helpen met Teams, SharePoint, Office en uiteraard het RathoPortaal en de RathoManager. Zorg er voor dat er nu data vaststaan zodat je meteen aan de slag kunt voordat de eerste werkdag weer begint.

Zet servers en internetverbindingen niet uit

Om het onderwijsproces niet te verstoren, gebruiken wij de vakantieperiodes vaak voor onderhoudswerk aan de netwerk/server. Het is hierbij van belang dat de server en de internetverbinding aan blijven staan. We kunnen dan alle updates of veiligheidspatches uitvoeren en nieuwe functionaliteiten installeren, waarbij de online back-ups goed door blijven lopen. Bovendien vindt tijdens de vakantieperiode de synchronisatie plaats met Basispoort (en dus het RathPortaal en de Ratho Manager) en blijft de thuiswerkserver goed bereikbaar om het schoolnetwerk te kunnen benaderen. 

Stappen NA de zomervakantie:

Als je bovenstaande stappen volgt helpt dit bij een goede start van het nieuwe schooljaar met alle IT-middelen die je nodig hebt. Onderstaande punten kun je vervolgens controleren zodat je écht zorgeloos van start kunt gaan:

• Aansluiten en testen systemen
  - Gebruik de foto's of labels om te weten hoe de systemen weer aangesloten moeten worden;
  - Als alle systemen weer zijn aangesloten test je deze door alvast in te loggen. Log in als leerkracht met gebruikersnaam en wachtwoord; 
  - Als de laptop/ desktop is aangesloten op het Digibord, controleer dan ook deze verbinding en of ze samen opstarten en werken;
  - Test het schrijven door alvast een stuk tekst te schrijven en test het geluid door een video af te spelen. 
• Gebruik van het RathoPortaal/ de RathoManager
  - Controleer of je gekoppeld bent aan de juiste groep; 
  - controleer of de klas/ de kinderen goed zijn gekoppeld aan de groep; 
  - Maak een uitdraai van de wachtwoorden van de groep, hiermee test je of ook de kinderen goed kunnen inloggen; 
  - Print de wachtwoordlijst uit (hiermee test je meteen de pinter).
• Chromebooks/ laptops
  - Start het systeem op en check of deze connectie maakt met de wifi; 
  - start het systeem op met de juiste instellingen (plaatje of wachtwoord).
  
  

Stel je vragen vóór de zomervakantie begint!

Ook voor specifieke vragen voor het nieuwe leerjaar kun je bij ons terecht, zoals een jaarovergang binnen educatieve software. Dit kan uiteraard via onze helpdesk, maar we kunnen je ook helpen door een afspraak op locatie te maken (let op: hier zijn kosten aan verbonden). Andere vragen kun je altijd aan ons stellen via helpdesk@ratho.nl of bel met 040 2370 426.

Wij wensen jullie allemaal een hele fijne zomervakantie!

Groet,

Team Ratho