Bosgroepen

Home >  Referenties >  Bosgroepen

Waarom ICT beheer volledig overdragen als je ook kunt delen?

Eén externe IT partner die alles op ICT gebied voor je regelt. Dat klinkt goed. Maar dan moet je ICT behoefte zich wel lenen voor de standaardoplossingen die de meeste ICT dienstverleners aanbieden. Daar kwamen ze bij de Bosgroepen ook achter. Systeembeheerder Thomas van den Berg (Bosgroep Midden Nederland) vertelt over de problemen die ontstaan als de eigen ICT omgeving complex is, maar alle kennis over diezelfde ICT omgeving volledig bij anderen ligt.

Wat als een standaard ICT oplossing niet werkt?

Het grootste probleem van onze ICT oplossing was, dat het een standaardoplossing was in een niet-standaardsituatie.

In de eerste plaats stellen onze werkzaamheden andere eisen aan het remote werken dan een standaard ‘All-you-can-office’ remote werkplek. Vanuit de Bosgroepen regelen wij namelijk beheer, onderzoek, onderhoud, advies en aanvraag van subsidies voor ruim 1500 particuliere bos- en natuurgebieden in heel Nederland. Dat betekent werken met veel verschillende partijen, met veel verschillende programma’s. De geografische informatiesystemen die door onze ecologen en beheerders gebruikt worden om gebieden in kaart te brengen, vragen simpelweg (te) veel rekenkracht in de standaard cloudoplossingen. Het gevolg: cursors gleden tergend traag door het windows-landschap en na het typen kon je na het halen van een kop koffie nog net zien hoe je laatste toetsaanslagen eindelijk op het beeldscherm verschenen. Niet ideaal. Zelfs niet voor mensen die toch graag hun kopje koffie drinken.

 

Wij hebben er voor gezorgd dat vier verschillende Bosgroepen (intern afzonderlijke bedrijven, maar naar buiten toe opereren ze onder één naam) moeiteloos informatie met elkaar kunnen delen.
Joris van der Sligte | Projectleider Ratho

 

 

ICT beheer is vaak alles of niets

En dat paste niet bij onze behoefte. We merkten dat er intern een groot gebrek was aan kennis over onze ICT-omgeving. Alle beheer, kennis en ondersteuning voor ons IT systeem lag bij een externe IT partner. Dat kan goed werken bij een standaard (cloud)oplossing, maar niet in een organisatie met specifieke, flexibele wensen voor de werkplek. Wij wilden daarom graag het beheer weer zoveel mogelijk zelf doen en ondersteuning krijgen waar nodig. In de praktijk bleek dat lastig, omdat veel externe partijen het beheer of helemaal willen doen, of niet. Dat bleek ook het geval bij onze vorige IT partner. Op het moment dat je dan wilt overstappen, merk je hoe lastig het is als je alle kennis en overzicht uit handen hebt gegeven.

 

Als kleine not-for-profit organisatie wil je hoge aanvangskosten en beheerskosten vermijden. We hebben hier samen een oplossing voor gevonden.
Thomas van den Berg | Bosgroepen

 

 

De Bosgroepen zijn een not-for-profitorganisatie. Dat bracht beperkte investeringsmogelijkheden met zich mee. Voor ons was het dus van belang om hoge aanvangs- en beheerkosten te voorkomen. In ons geval heeft dit ertoe geleid dat we zochten naar een oplossing waarbij we zelf zouden doen wat we konden en dat onze IT partner onze systeembeheerders vooral zou begeleiden en ondersteunen waar nodig. Bij onze vorige IT partner was dat niet mogelijk.

 

De overstap van IT partner: ‘We zagen overal tegenop.’

Het besluit tot overstappen van IT partner voelde als een sprong in het diepe. In grote lijnen hadden we wel ideeën over wat we liefst zouden willen, maar als klant weet je vaak niet wat de juiste vraag is of welke IT oplossing passend is. We wisten (en merkten) dat al onze hardware aan vervanging toe was, maar we wisten eigenlijk niet goed meer waar we mee bezig waren of wat er moest gebeuren. De onzekerheid zat vooral in de aanloop naar de overstap.

 

Bosgroep Zuid werkte namelijk al langer met Ratho en herkende zich niet in de problemen die wij ondervonden met onze IT partner. Het lag dus voor de hand eerst het gesprek met Ratho aan te gaan. In die gesprekken kregen we al snel het gevoel dat ze ons konden helpen op een manier die veel beter aansloot bij onze wensen: meer flexibiliteit en bereidheid om het ICT beheer te delen met systeembeheerders op locatie.

 

Nieuwe ICT-omgeving naast de oude gebouwd

‘Afscheid nemen bestaat niet’, zingt Marco Borsato. Het blijkt wel te bestaan (en dat weet hij inmiddels ook), alleen duurt het soms langer dan gedacht. Zo ook met onze vorige IT dienstverlener. Daarbij kwam dat onze medewerkers opeens vanuit thuis moesten werken door de Corona-lockdown én de fysieke verhuizing van ons kantoorpand en het uitrollen van nieuwe hardware in dezelfde periode vielen. De ICT omgeving in één keer omzetten was dus niet mogelijk.

 

Als oplossing werd besloten de nieuwe hybride ICT omgeving alvast naast de oude omgeving op te bouwen en in te richten voor onze 50-60 werkplekken. Daardoor konden medewerkers één voor één worden overgezet, zodra dat mogelijk was voor ze. Dit heeft ervoor gezorgd dat de migratie zelfs in de coronatijd door kon gaan en alles gewoon door is blijven draaien, zonder werkonderbrekingen. Naar omstandigheden is de overgang optimaal en zeer kostenefficiënt verlopen. 

 

‘Dit is walhalla vergeleken met wat we hadden.‘
Thomas van den Berg | Bosgroepen

 

 

We hadden niet méér tevreden kunnen zijn over de ICT oplossing zoals die nu staat. En daar waren we niet zonder de input, betrokkenheid en flexibiliteit van Ratho gekomen. Zeker als het gaat over de wens om de zelfstandige Bosgroepen niet onder te brengen in één IT omgeving, maar ze wel zo intensief mogelijk te laten samenwerken (delen bestanden, delen domeinnaam @bosgroepen.nl). We wilden regelmatig geen makkelijke of voor de hand liggende oplossing, maar Ratho heeft uiteindelijk altijd ons belang doorslaggevend laten zijn en ervoor gezorgd dat de gewenste ICT omgeving op een goede manier is ingericht.

 

Daarnaast was het onze uitdrukkelijke wens om intern meer kennis te hebben over onze eigen ICT omgeving en dat wordt op dit moment ontzettend goed gefaciliteerd. Vanuit Ratho ervaar ik altijd bereidheid om uit leggen hoe de systemen functioneren. Zo wordt altijd de optimale verdeling gezocht tussen wat wij zelf kunnen doen (vanuit praktisch oogpunt en kostenoverweging) en wat we toch echt aan de specialisten van Ratho moeten overlaten.  

Helpdesk