Bram en Lenny (beiden Beleidsadviseur ICT) zijn echt de kartrekkers binnen Onderwijsstichting KempenKind als het gaat om IT. Zij vinden elkaar op inhoudelijk- en technisch gebied en werken hierin nauw samen. Zij betrekken ook andere medewerkers in hun IT-rol. Vanaf 2017 was Onderwijsstichting KempenKind op zoek naar een partij waarbij zij zelf de regie over IT konden houden, konden meedenken en hun eigen ideeën in konden brengen. Die partij vonden ze in Ratho.
KempenKind wil graag zelf het IT-gebied mee ontwikkelen en beheren
Bram: “De geschiedenis van IT binnen KempenKind is ontstaan vanuit het alles zelf beheren en ontwikkelen. Dit kwam uit de handen van Rob van Lierop, beleidsadviseur ICT, die inmiddels vanwege pensioen de stichting heeft verlaten. In die tijd was de trend: eigen IT de deur uit; ontzorg ons via platforms. Maar toen gingen we ineens van volledige vrijheid en alles zelf bepalen, naar een situatie waarin je ook moest standaardiseren naargelang de partij waarbij je aangesloten zat.“
Lenny: “KempenKind is altijd al een partij geweest die zelf graag inzicht wil hebben in eigen beheer. Omdat de ‘grote jongens’ IT-beheer vaak inrichten met standaardoplossingen, is er moeilijker rekening te houden met partijen zoals wij. Wij willen namelijk voorop lopen in nieuwe ontwikkelingen en graag innovaties uitproberen. Mee kunnen doen met de nieuwste innovaties bleef maar uit bij de partijen waar wij zaten en ook het stukje eigenaarschap van werkplekken en beheersystemen werd van ons weggehouden. Dat was voor ons de reden om te zoeken naar een partij als Ratho.”
Grip op eigen data
Bram: “Met het uit handen geven van de IT en de daarbij behorende data, mis je de grip op de gegevensbescherming. Je kunt wel het vertrouwen leggen bij een partij, maar als je niet weet hoe die partij er precies mee omgaat, heb je geen eigenaarschap. We horen dit van veel collega-bovenschoolse ICT’ers; dat ze vaak niet weten hoe het zit en dat ze data niet kunnen in zien. Wij zijn er inmiddels wel achter hoe fijn we het hebben bij Ratho. Ze nemen ons mee in de beslissingen die hierin gemaakt moeten worden en ze zijn heel transparant over de inrichting van het beheer in Microsoft 365 doen. Van begin tot eind zijn we meegenomen proces van het goed ‘dichttimmeren’ van de data.”
Onze relatie met Ratho voelt als partnerschap
Bram: “Ratho geeft ons het gevoel dat alles kan wat wij wensen, maar nooit zonder dat wij hebben aangegeven waaróm we iets willen. We moeten altijd goed nadenken over de richting die wij op willen gaan. We horen dan ook vaak terug: ‘Ja leuk dat jullie dit willen, maar dat kan niet zómaar.’ Onze wensen worden dus niet klakkeloos overgenomen. Als blijkt dat wat wij willen niet meteen past, worden er eerst de juiste vragen terug gesteld en dan gaan wij zelf weer een proces in. Uiteindelijk komt er altijd iets uit waarvan we beiden zeggen: we moeten samen deze kant op. Dat én het feit dat je samen koers maakt op de veranderde ICT, maakt dat onze samenwerking voelt als partnerschap.”
Lenny: “collega’s van Ratho vragen altijd: ‘als je dit wilt, hoe zit dit er dan uit?’ “Jaren geleden had je bijvoorbeeld de komst van de toen innovatieve Chromebooks waarvan Thomas destijds zei: ‘dat gaan we niet doen, wij houden vast aan het Microsoft platform’. Maar wij wilden dit toch doorzetten want wilden werken op zowel Chromebooks. iPads en Windows apparaten. Wij moesten hiervoor goed onderbouwen wat we hier mee van plan waren, aangezien Ratho dit dan moest implementeren en met elkaar laten samenwerken (bij iPads kan het beheer bijvoorbeeld met Jamf). Wij willen graag innovatieve dingen uitzoeken en ik post graag berichten over waar we mee bezig zijn en zo zijn we dus online heel zichtbaar, ook voor andere onderwijsorganisaties.”
Ratho levert geen IT-product maar een heel IT-proces.
Bram: “Jullie dienstverlening is geen kant-en-klaar product, het is een heel proces er omheen. ICT staat niet stil en komen nieuwe dingen op ons af. Samen kijken we dan wat we nu oppikken en nog (even) laten liggen, wat we zeker niet moeten vergeten en wat dat betekent voor de omgeving. Ik heb het gevoel dat het gesprek dat we hierover met jullie hebben, echt uniek is. Ik heb met veel grotere partijen gewerkt en daar is dat écht niet zo. Het is heel dynamisch met jullie, waarbij jullie bijvoorbeeld ook altijd vragen of we de mensen wel meenemen? De mannen van Ratho zijn echt collega’s voor je, we voelen ons serieus genomen en echt gehoord en begrepen. We zetten dus ook Ratho collega’s in als experts bij diverse projecten die er lopen.”
Gedegen implementatie van Teams
Lenny: “IT in het onderwijs echt anders dan bij een bedrijf. Vooral ook qua inrichting van Microsoft 365 met toegang, rechten en rollen omdat we gewoon veel te maken hebben met derden die toch toegang moeten hebben tot onze systemen (orthopedagogen, invalkrachten etc.). Samen met Joris en Aryon is er vooraf erg goed mee gedacht en gesproken over de inrichting van Microsoft 365 en Teams. Het is heel gedegen neergezet door het projectteam en er is ook tijd gestoken in het meenemen van de mensen in de verschillende scholen. Ook hier doen we het ook echt weer samen. Het is niet alleen het product neer zetten, maar ook verwachtingen zijn vooraf heel goed besproken en samen besloten we: dit is de beste weg. Er is veel aandacht voor de mindset van de mensen en om ze mee te krijgen en ook een goede kennisoverdracht vooral door Aryon als trainer.”
Ratho ondersteunt ons op locatie
Lenny: “Paul is onze interne IT’er voor een paar uur per week. Hij helpt ons dan bij de dagelijkse problemen waar we tegenaan lopen. Alle problemen die we ondervinden worden aangemeld bij de helpdesk, alles wat zij niet snel op kunnen lossen neemt Paul op zich als hij bij ons is. Hij voelt als een echte collega waarmee we kunnen sparren. Het enige puntje waar we wel eens tegenaan lopen is dat er op de helpdesk veel nieuwe mensen zijn komen werken waardoor problemen niet zo snel opgelost worden als we zouden willen. We snappen dat dit tijd nodig heeft om mensen up-to-speed te krijgen, maar het is wel lastig voor ons.” Bram: “Gelukkig hebben we korte lijntjes bij jullie waardoor we dit kunnen ondervangen en het helpt om additionele vragen te stellen om ze zo te sturen in de richting die we willen.”
Thuisonderwijs met Ratho Portaal en Ratho Manager
Bram: “We werken graag met het Ratho Portaal, zeker gezien de periode waarin er veel thuisonderwijs wordt gegeven. Wij hadden het hybride onderwijs al vroeg goed ingericht en richten ons nu op hoe we om moeten gaan met de apparaten. We hebben bijna alle leerlingen kunnen voorzien van apparaten, die ze ook mee naar huis konden nemen tijdens het thuiswerken, als ze deze niet zelf voorhanden hadden. Van Teams maakten we ook al een hele tijd gebruik, ook hiermee liepen we toen vooruit en daar willen we graag mee doorgaan.”
Lenny: De Ratho Manager is daarnaast eenvoudig en gebruiksvriendelijk platform dat je werk als ICT’er gemakkelijker en écht eenvoudiger maakt. Je kunt bijvoorbeeld het aantal scholen en gebruikers zien en welke software en favoriete programma’s ze gebruiken en deze toekennen. De Ratho Manager wordt steeds uitgebreid, zo krijgen we in de toekomst inzichtelijk welke apparaten er in ons netwerk zitten. Ook het beheer vanuit de Ratho Manager is handig. Je kunt automatisch accountgegevens van gebruikers veranderen, zoals het wijzigen van de het wachtwoord, de handtekening en het blokkeren of deblokkeren van de gebruiker.”
Aanbestedingen zijn niet altijd nodig
Zoals valt te lezen nemen ze bij KempenKind behoorlijk wat diensten bij Ratho af met de daarbij behorende kosten. Moeten dit soort bedragen eigenlijk niet worden aanbesteedt?
Bram: “Het geld voor ICT wordt meestal op ‘een grote hoop’ gegooid en dan rijst de vraag bij een accountant of dat bedrag niet aanbesteed zou moeten worden. De Ratho dienstverlening is zo breed en we nemen veel bij jullie af, maar als je de dienstverlening goed labelt (beheer, VoIP, wifi etc.) dat zijn allemaal verschillende percelen. Wifi valt bijvoorbeeld onder infrastructuur, beheer is weer iets anders, net als de trainingen en het inkopen van licenties. Deze zaken zijn wel allemaal bij jullie af te nemen, maar als je deze zaken gaat splitsen hoef je dus vaak niet eens aan te besteden.”
Welke toekomst heeft IT in het onderwijs?
Bram: “We herzien momenteel ons strategisch beleid en zien het IT-landschap hier al lang niet meer los van, want IT is met alles verbonden. We brengen in beeld hoe onze infrastructuur eruit ziet, hoe we omgaan met de AVG en informatiebeveiliging, de IT-bemanning op de scholen, welke software is er, welke apparaten gebruiken we en met welk doel. We zien dit als een soort nulmeting waarbij we ons richten op de toekomst, waar we aan moeten denken en waar we op willen sturen. We bekijken onze visie en stemmen af op de algemene trends van IT in het onderwijs.
We willen de verbanden en pijnpunten op IT-vlak inzichtelijk maken en dit de komende jaren oppakken. Er is hiervoor een expertise groep met directeuren gevormd binnen de stichting. Ook willen we kijken naar de rol van de ICT-er op de school. Waar onze collega's nu veelal met ICT-administratie bezig zijn, willen wij ze juist stimuleren vakinhoudelijk vraagstukken op te pakken. Door met directeuren verbanden en pijnpunten op IT-vlak inzichtelijk te maken, moet duidelijk worden waar verandering nodig is en wat ons dit moet gaan opleveren.
Bram en Lenny: "De rol voor Ratho zou hierin zijn: weten wat toekomst is van KempenKind en daarop aansluiten met wat wij zien als ontwikkelingen op IT-gebied. Het gesprek met onze "Ratho-collega's" over onze plannen en wat dat betekent op informatiebeveiliging en inrichting is essentieel. Samen optrekken daarin is belangrijk.”