Een laagdrempelige partij met persoonlijk contact en korte lijntjes voor Willibrord Gymnasium Deurne
De school was niet meer tevreden over de partij die hun e-mailsysteem verzorgde, dus gingen ze op zoek naar een andere partij. Daarnaast hadden zij ook de wens om meer in de cloud te gaan werken, zodat leerlingen en docenten overal aan hun schooldocumenten kunnen werken. Op de partnerpagina van Microsoft vonden ze drie partijen die de gewenste Office 365-omgeving konden implementeren én ook ervaring hadden in het onderwijs. Tijdens de gesprekken en voorstellen die volgden, kwam Ratho naar voren als de partij met wie het klikte. ‘Niet alleen de kosten waren belangrijk voor ons, maar ook het feit dat Ratho een laagdrempelige partij is, waardoor we meteen het persoonlijke contact en de korte lijntjes mochten ervaren. Dit vinden wij erg prettig.’
Gerard Vogels, systeembeheerder en Anton Manders, docent en ICT-coördinator, Willibrord Gymnasium Deurne
Geschiedenis en Kennismaking
In 2016 is er de eerste keer contact geweest tussen het Willibrord Gymnasium en Ratho. Via de partnerpagina van Microsoft vonden ze drie partijen die de gewenste Office 365-omgeving konden implementeren én ook ervaring hadden in het onderwijs. Tijdens de gesprekken en voorstellen die volgden, kwam Ratho naar voren als de partij met wie het klikte.
De Vraagstelling
Het Willibrord Gymnasium was op zoek naar een partij die de onderwijsinstelling kon ondersteunen bij de overstap naar Office 365 voor de afhandeling van hun e-mail, nadat zij voor deze oplossing gekozen hadden boven de cloud oplossing van Google Apps for Education.
De Oplossing
Onze collega Joris heeft in overleg met de ICT medewerkers Anton en Gerard, zorg gedragen voor de migratie van de e-mail omgeving naar het Office 365 platform van Microsoft.
Hierbij is meteen een koppeling gemaakt tussen hun lokale Windows netwerkomgeving en Microsoft Azure AD van het Office 365 platform, om zodoende automatisch synchronisatie van zowel de gebruikers, distributiegroepen als hun gebruikerswachtwoorden te realiseren.
Aansluitend is er een training aan de leerkrachten verzorgd door onze trainer Aryon om hun wegwijs te maken binnen de nieuwe Office 365 omgeving zodat ze een vliegende start konden maken!
De Toekomst
Inmiddels gebruikt de school de Office 365 omgeving alweer een tijdje naar volle tevredenheid. De volgens stap wordt het overzetten van de leerlingen naar het Office 365 platform. Doelstelling hiervan is dan ook om het niet alleen bij het gebruik van e-mail te houden, maar ook de overige functionaliteit zoals Office 365 Groups en Teams in te gaan zetten binnen het onderwijs. Wij staan in ieder geval weer klaar om ze hierbij te ondersteunen!
Oplossingen
Het Willibrord Gymnasium maakt gebruik van Microsoft Office 365 in combinatie met Ondersteund Beheer.
Microsoft Office 365
Met Office 365 van Microsoft zijn de mogelijkheden om te werken in de Cloud eindeloos voor zowel onderwijsorganisaties als het MKB. Zo is het mogelijk om online (via een webbrowser) het hele Office pakket (Outlook, Word, Excel en Powerpoint) te gebruiken op elk gewenst type apparaat. Met SharePoint en OneDrive kunt u bestanden en documenten bewerken, versturen, opslaan en delen. Met Skype kunt u gemakkelijk communiceren (via beeld én geluid) met zowel collega's als externen.
OndersteunendBeheer
Het OndersteunendBeheer is ons beheerconcept waarmee voor een vast laag bedrag per maand teruggevallen kan worden op onze professionele service- en helpdesk. Op basis van tijdsregistraties vindt vervolgens per maand achteraf verrekening van de werkzaamheden plaats. Standaard wordt ons beheerconcept voorzien van een 8-uurs SLA, maar u heeft ook de optie om voor een 4-uurs SLA te kiezen.
Interview
Het belang van goed werkende ICT is groot op het Willibrord Gymnasium in Deurne. Gerard: ‘Als de ICT eruit ligt, kunnen we niet meer fatsoenlijk werken. We gebruiken digiborden en ons leerlingadministratiesysteem, de aanwezigheidsregistratie én veel van onze primaire processen draaien in de cloud. We moeten dan improviseren, en dat lukt wel een aantal uur, maar we zijn toch echt afhankelijk van internet.’ Een internetverbinding is tegenwoordig cruciaal, maar dat was echter niet direct de vraag waarom het Willibrord Gymnasium contact heeft gezocht met Ratho. De school was niet meer tevreden over de partij die hun e-mailsysteem verzorgde, dus gingen ze op zoek naar een andere partij. Daarnaast hadden zij ook de wens om meer in de cloud te gaan werken, zodat leerlingen en docenten overal aan hun schooldocumenten kunnen werken.
De keuze tussen Microsoft Office 365 en Google Apps for Education
Ze zijn hun zoektocht begonnen door een weloverwogen keuze te maken tussen Google Apps for Education en Microsoft Office 365 in hun school. In eerste instantie waren ze het meest positief over Google, maar gedurende het keuzeproces werd Office 365 steeds beter, waardoor uiteindelijk gekozen is voor Microsoft. Op de partnerpagina van Microsoft vonden ze drie partijen die de gewenste Office 365-omgeving konden implementeren én ook ervaring hadden in het onderwijs. Tijdens de gesprekken en voorstellen die volgden, kwam Ratho naar voren als de partij met wie het klikte. ‘Niet alleen de kosten waren belangrijk voor ons, maar ook het feit dat Ratho een laagdrempelige partij is, waardoor we meteen het persoonlijke contact en de korte lijntjes mochten ervaren. Dit vinden wij erg prettig.’ aldus Anton.
Snel werken met Office 365 en Teams inzetten als ELO
De eerste stap was dat de e-mail van docenten werd overgezet naar de Office 365-omgeving. Meteen merkten ze dat het beter werkt; waar ‘vroeger’ een e-mail wel eens een dag onderweg kon zijn, gaat het nu razendsnel. ‘Ook de opslagruimte is er voor ons een factor 200 op vooruit gegaan. We zijn zeer tevreden want we hebben alle voordelen, het werkt stabieler én het is nog gratis ook!’ merkt Gerard op. Een logische vervolgstap is dat ook leerlingen met Office 365 kunnen gaan werken. Op termijn verwachten ze dan ook dat de huidige ELO kan worden vervangen door Teams van Microsoft. Die vraag krijgen ze ook vanuit hun eigen organisatie. ‘Kanttekening hierbij is wel dat zowel leerling als leerkracht goed moeten worden begeleid, zodat alle functies en mogelijkheden van de Office 365-omgeving op de juiste manier ingezet en gebruikt kan worden.’
De toekomst van Ratho en het Willibrord Gymnasium
Er ligt nog geen heel duidelijk plan; het wordt bekeken per onderdeel, maar dat Ratho hen in de toekomst vaker mag ondersteunen is wel duidelijk. ‘Het contact is altijd prettig geweest zowel tijdens het voortraject als tijdens de implementatie. Wat opviel is dat er tijdens het traject niet is afgeweken van wat ons vooraf door onze projectleider Joris van der Sligte was verteld. Het enige aandachtspunt was dat wij de documentatie vooraf wat overzichtelijker in beeld hadden willen krijgen.’ Dit punt heeft Ratho meteen aangepakt en bij de aankomende projecten visualiseren ze vooraf de werkzaamheden en de consequenties die dit heeft voor het netwerk en bundelen ze de geleverde documentatie. In toekomstige trajecten, waarbij leerlingen gebruik gaan maken van Office 365, kan Ratho zeker weer een positieve bijdrage leveren.
Gerard Vogels, systeembeheerder en Anton Manders, docent en ICT-coördinator, Willibrord Gymnasium Deurne