top of page
  • Foto van schrijverRatho

Appel Pensioenuitvoering

Edwin Leijnse, Manager Informatie Management bij Appel Pensioenuitvoering: "In coronatijd moest er steeds meer thuis gewerkt worden. Dit heeft er voor gezorgd dat we jullie hebben benaderd om mee te denken over een flexibele telefonie oplossing. Dit werd: bellen via Microsoft Teams. We werkten al via Teams en dit leek ons een goede, niet al te ingrijpende oplossing. En dat klopte. 

 

“Appel Pensioenuitvoering heeft twee locaties: Almere en Rijswijk. Dagelijks bellen klanten (werkgevers en werknemers) naar Appel Pensioenuitvoering. Ook bellen wij zelf met onze klanten. Daarnaast worden er ook gesprekken gevoerd door de medewerkers onderling. Doordat de telefonie gebeurde via telefoons op de werkplek was het noodzakelijk dat er steeds twee mensen fysiek naar kantoor moesten komen. Als er dan nog een derde telefoon rinkelde werd het een probleem en konden we onze klanten niet goed te woord staan. Hierdoor werd het lastig om volledig flexibel te kunnen werken." 


Het werkt vooral eenvoudig en intuïtief


“Vooraf zijn we door jullie medewerker Aryon heel goed meegenomen in het proces voorafgaand aan de omzetting. We wisten precies waar we aan toe waren en zijn goed geïnformeerd. Ook zijn er handleidingen verstrekt. Al moet ik wel zeggen dat ik die niet echt gebruik omdat het zo intuïtief werkt. Daarna werd het technische gedeelte geregeld; de nummers werden overgezet en de fysieke telefoons werden vervangen door headsets. We bellen nu dus via een softphone zoals dat heet.


Waar we aan moesten wennen was het bellen zonder fysiek toestel en aan het aan- en afmelden in de wachtrij tijdens vakantie of andere afwezigheid. Maar verder werkt het perfect en we zijn goed bereikbaar, mits het internet niet hapert natuurlijk. We hebben het nu zo ingericht dat de managers in de gaten houden of er voldoende mensen in de wachtrij zitten en zij plaatsen er zo nodig mensen bij. Dit kunnen ze heel eenvoudig zelf regelen en zo zijn we altijd goed bereikbaar.”


Geen bellijsten meer nodig en eenvoudig doorverbinden op naam


“Bellijsten zijn verleden tijd, sowieso kloppen deze nooit helemaal door (personele) mutaties. We vullen nu gewoon de naam in bij het zoekveld en kiest die persoon of organisatie. Daarnaast hebben we alle contacten en klanten die wij hebben een nummer gegeven en zien daarom in het scherm precies wie er belt, dus kunnen we meteen de juiste (klant)gegevens er bij zoeken.


Waar je op moet letten is dat als je je laptop uit zet, je dan dus ook niet meer bereikbaar bent. Maar bij afwezigheid zet je ook je op je e-mail ook ‘out of office’ aan en nu moet je een extra handeling verrichten door je af te melden uit de wachtrij. Dat moet je je even eigen maken.“


Wat heeft bellen via Teams opgeleverd?


“Ik kan niet precies zeggen hoeveel kosten we hebben bespaard, maar dat was ook niet onze insteek, want dat was vooral flexibiliteit. We betalen extra licentiekosten voor het bellen via Teams en er zijn nog kosten voor Gamma (de provider). Daarnaast heb je headsets nodig in plaats van fysieke toestellen. Maar het gemak waarmee bellen via Teams is in te richten en de flexibiliteit heeft ons doen besluiten om voor deze optie te gaan.


Het is het waard en daarom is onze tweede locatie sinds maart 2022 over. We hoeven niet meer jullie te vragen te stellen als er veranderingen zijn, we kunnen dit eenvoudig zelf en we zijn dus enorm flexibel. Alleen het bandje inspreken ligt nog bij jullie, daar bellen we jullie collega Berry voor en dat houden we graag zo.”

 

Comments


bottom of page