Kosten besparen en flexibel zijn met VoIP voor Gezondheidscentrum Samen Beter
"Bereikbaarheid is voor ons als gezondheidscentrum bedrijfskritisch. Onze telefonie móet daarom altijd werken." aldus Marisol Espinoza, Hoofd Administratie bij Gezondheidscentrum Samen Beter. We wilden kosten besparen en flexibel zijn. Thomas Schepers heeft ons toen een VoIP oplossing van gnTel geadviseerd.
Gezondheidscentrum Samen Beter biedt eerstelijnsgezondheidszorg en is een groeiende non-profit organisatie. Centraal gelegen in de wijk Den Bosch Oost is het gezondheidscentrum voor iedereen toegankelijk en makkelijk bereikbaar.
Marisol Espinoza - Hoofd Administratie bij Gezondheidscentrum Samen Beter
Geschiedenis en Kennismaking
De kennismaking met Gezondheidscentrum Samen Beter is voortgekomen uit de relatie die onze Commercieel Manager Vanny Ros had met ex-collega, Marisol Espinoza, nu Hoofd Administratie van Gezondheidscentrum Samen beter.
Toen de fysieke telefooncentrale bij Samen Beter aan vervanging toe was en men over wilde stappen naar een online centrale, zijn de eerste contacten gelegd; de rest is geschiedenis.
De vraagstelling
De wens vanuit de opdrachtgever was om de oude fysieke telefooncentrale te vervangen en de overgang naar de cloud te maken. Daarnaast moest aan de volgende wensen voldaan worden:
Men wilde zelf eenvoudig aanpassingen kunnen doen om de bereikbaarheid te beheren.
Men wilde eenvoudig inzicht in het telefoonverkeer, aantal en duur van inkomende en uitgaande gesprekken, wachtrijen etc.)
Men wilde altijd bereikbaar zijn, ook in het geval van een internetstoring. (zeker de spoedlijn)
Men wilde een deel van de bestaande nummers meenemen/behouden en tevens een opschoonactie houden over oude nummers waarvoor nog steeds werd betaald.
De oplossing
Inmiddels is de hosted VoIP oplossing geïmplementeerd, zijn alle telefoon toestellen vervangen en draait de omgeving stabiel. Aangezien het IT beheer in handen is van een andere partij (gespecialiseerd in specifieke oplossingen voor huisartsenpraktijken), is een apart netwerk aangelegd ten behoeve van de telefonie zodat Ratho altijd toegang heeft tot de omgeving, mocht zich onverhoopt een storing voordoen.
Omdat telefonie voor een huisartsenpraktijk bedrijfskritisch is en men altijd telefonisch bereikbaar dient te zijn (zeker op de spoedlijn), schakelen we inkomende gesprekken, mocht de internetverbinding uitvallen, automatisch door. Zo wordt geen gesprek gemist.
We hebben samen met de klant oude contracten bestudeerd en uitgezocht welke nummers niet langer in gebruik waren en dus opgezegd konden worden.
Via de portal kunnen door de klant zelf eenvoudige aanpassingen worden gedaan, zoals het wijzigen van openings- en sluitingstijden of het activeren van een andere ingesproken voicemailboodschap. Ook het doorschakelen naar een ander nummer kan hierin eenvoudig beheerd worden. Ook kunnen hier online rapportages van bijv. wachtrijen bekeken en geëxporteerd worden.
Voor eventuele wijzigingen die niet direct zelf doorgevoerd kunnen worden, kan te allen tijde teruggevallen worden op onze service- en helpdesk.
De toekomst
De oplossing die nu gerealiseerd is, zorgt voor optimale flexibiliteit en schaalbaarheid; er wordt alleen betaald voor wat er gebruikt wordt.
De gekozen oplossing is voor de verdere groei van de organisatie eveneens een perfecte keuze, omdat we optimaal kunnen schalen in de toegewezen capaciteit en het aantal externe lijnen.
Het interview
1. Vertel iets over jullie organisatie en het belang van goed werkende telefonie en bereikbaarheid.
"Wij zijn een Gezondheidscentrum die zorg aan patiënten levert en daarom is bereikbaarheid cruciaal in verband met ziekte/calamiteiten bij patiënten."
2. Hoe ben je bij Ratho terecht gekomen/ wat was de aanleiding/waarom heb je voor ons gekozen?
"Ik ben met Ratho in contact gekomen door een kennis (mijn ex collega Vanny Ros), en ik heb de Inspiratiemiddag bezocht en het was aansprekend. Ratho is een kleine organisatie. In het Gezondheidscentrum Samen Beter was behoefte aan VoIP, door flexibiliteit en kostenbesparing."
3. Hoe draagt Ratho bij aan het feit dat je je werk (beter) kunt doen?
"Ze hebben het efficiënt ingericht en vanwege korte lijnen hebben we snelle oplossingen bij problemen."
4. Wat heeft het je opgeleverd (betere workflow/ kostenbesparing etc.)
"Kostenbesparing en betere beheersing van het telefonieproces (zelf kunnen sturen, naar behoefte kunnen inrichten)."
5. Hoe bevalt het werken met Ratho?
"Het werken met Ratho bevalt goed."
6. Ben je tevreden of zijn er verbeteringen nodig?
"Ik ben tevreden."
7. Hoe zie je de toekomst?
"Blijven gebruiken van technologische ontwikkelen. Wij verwachten dat VoIP toekomstbestendig is en dat vernieuwingen makkelijk te integreren zijn."
Marisol Espinoza, Hoofd administratie - Gezondheidscentrum Samen Beter