blog, productiviteit
HEYDAY was de eerste partij in de markt van integrale dienstverlening in Nederland. Inmiddels neemt HEYDAY al 20 jaar het volledige facility management uit handen en doet dit veelal op locatie bij opdrachtgevers.
HEYDAY zorgt voor verrassende inzichten en vooruitgang, adviseert over verschillende onderwerpen, levert echte vakmensen én faciliteert groei bij haar opdrachtgevers. Door het aangaan van diverse samenwerkingen breidden zij hun dienstenpakket flink uit. Hierbij maken zij onderscheid in vier specialismen, namelijk: hospitality, consultancy, interim en integrated, waarbij het specialisme hospitality de grootste tak is. Bij HEYDAY werken momenteel ruim 700 vakmensen; productief kunnen werken is hier dus zeker aan de orde van de dag. 
In gesprek met Paul Knippenberg
Paul is Information Systems Analyst bij HEYDAY. Hij coördineert grote IT-projecten zoals de omzetting naar de cloud oplossing van Microsoft 365 zoals wordt omschreven in dit interview. Onlangs had hij een grote rol in het faciliteren en coördineren van Microsoft Teams binnen HEYDAY. Zoals veel organisaties heeft HEYDAY een noodgedwongen verandering meegemaakt vanwege de pandemie. In deze periode was veel online contact en overleg vereist, en maakten zij de keuze om dit via Microsoft Teams te doen. Inmiddels heeft bijna iedere HEYDAY medewerker een laptop van de zaak waarmee hij/zij bij de klant op locatie of vanuit huis werkt. De medewerkers van de servicedesk en de finance afdeling werken nog vrijwel dagelijks op kantoor en ook is het team van HR en Facility Management daar nog regelmatig te vinden. Paul vertelt je graag meer over zijn ervaring met de overstap naar Microsoft 365 en zijn samenwerking met Ratho.
"Microsoft Teams beviel zo goed, dat het
nu onze nieuwe manier van werken is!”
De stap naar een cloud oplossing
Paul: “In eerste instantie werkten wij nog niet in de cloud, maar gebruikten wij een Citrix-oplossing. Om te bepalen met welke applicaties we aan de slag wilden gaan, hebben wij uiteraard goed om ons heen gekeken. Referenties en ervaringen uit de markt speelden hierbij een belangrijke rol. De keuze voor Microsoft 365 werd al snel en vol overtuiging gemaakt. Dit betekende daarentegen wel een grote verandering voor de medewerkers, voor wie een compleet andere manier van werken in het vooruitzicht lag. Dit was voor ons dan ook één van de redenen om met Ratho te gaan samenwerken: zij begeleidden het gehele overgangsproces én introduceerden via workshops Teams bij de medewerkers.
Aryon was vanuit Ratho de aangewezen persoon om dit proces bij ons te coördineren. Aryon nam ons mee in het proces door middel van de Ratho methode, waarin we verschillende stappen doorliepen. Eén van de laatste stappen in het proces was het geven van afdelingsspecifieke online workshops door Aryon. De exacte inhoud van deze workshops stemden wij van te voren met hem af, zodat hij per afdeling een maatwerk workshop kon geven. Dit was voor ons belangrijk omdat er andere functionaliteiten in meer of mindere mate van belang zijn voor een afdeling en het basiskennisniveau verschillend kan zijn.”
Tijdens een workshop van Ratho…
- maken wij een afdelingsspecifieke blauwdruk voor gebruik van Microsoft Teams;
- creëren wij draagvlak bij alle deelnemers;
- geven wij (visueel) inzicht in de verschillen tussen de nieuwe en oude omgeving;
- benadrukken wij de meerwaarde en de aandachtspunten;
- gaan wij in op het werken met bestanden in verschillende situaties, zoals bijvoorbeeld het werken op een laptop van de organisatie of vanuit een werkplek die niet onder het beheer van de organisatie valt.
Sla je (op)slag
“Tijdens de workshop van Aryon kwam ook het gebruik van documentopslag binnen Microsoft Teams aan de orde. Bij HEYDAY zijn wij van een lokale opslag naar een opslag in Microsoft 365 gegaan, dat betekende een behoorlijke vertaalslag, maar nu is er geen harde schijf meer te bekennen! Iedereen heeft inmiddels geleerd om via Teams documenten uit te wisselen en te vergaderen, de applicatie wordt veel gebruikt en zo optimaal mogelijk benut, dankzij het enthousiasme van Aryon en zijn goede uitleg tijdens de workshops."
In het interview met Aryon (Microsoft Teams Expert binnen Ratho) vertellen wij meer over de invloed van Teams op de productiviteit van een organisatie.
Migratie van data bij overname
“HEYDAY en ArrangeGroup (een organisatie op het gebied van facilitair management), sloegen vorig jaar de handen in één. Dit betekende dat er een migratie tussen deze twee organisaties plaats moest vinden, aangezien HEDAY al met Teams werkte, maar de ArrangeGroup nog gebruik maakte van het Google platform. Ratho kreeg opnieuw een adviserende en ondersteunende rol naar de nieuwe gebruikers, tijdens de opstart- en implementatiefase van de Microsoft 365 en Teams omgeving. Bij de ArrangeGroup waren medewerkers al wel gewend aan werken in de cloud, hierdoor verliep het traject snel.”
Productiever werken
“Nu wij met Microsoft 365 en Teams werken, merken wij dat het makkelijker is om snel informatie en documenten met je team te delen, juist omdat deze op één centrale plek staan. We werken nu tegelijkertijd in documenten in plaats van dat we verschillende versies samen moeten voegen. En, via Teams deel je snel en eenvoudig je scherm, dat is toch net wat anders dan contact via de telefoon of de mail. Een toename in productiviteit zien wij vooral op het gebied van vergaderen en het snel contact hebben met elkaar. Als we geen Microsoft Teams hadden gehad, was er minder contact geweest tussen de medewerkers. Even schakelen via Teams was zeker tijdens de pandemie erg handig, maar ook nu profiteren wij hier nog van. We omarmen Teams volledig omdat het zorgt voor een toename in productiviteit en meer efficiëntie op de werkvloer.”
Als je meer wilt lezen over het efficiënt én veilig samenwerken in Microsoft 365 voor MKB bedrijven download dan één van de whitepapers. Je kunt natuurlijk ook ons volledige aanbod aan whitepapers bekijken.
Paul Knippenberg
Information Systems Analyst
HEYDAY FACILITY MANAGEMENT
Favoriete functionaliteit binnen Teams:
“Het snel inplannen van een online meeting, waar je ook bent.”
Ervaring met Ratho:
"De samenwerking was goed. De workshops van Ratho zaten erg goed in elkaar en waren goed op de afdelingen afgestemd. De uitleg was duidelijk en alle functionaliteiten en tips werden op een passende en aangename manier overgebracht. Aryon was geduldig en duidelijk maar bracht het op een enthousiaste manier waardoor hij de deelnemers goed kon meenemen. Ratho geef ik als cijfer een 9.”
Al meer dan een jaar maakt HEYDAY gebruikt van Microsoft 365. Met een gestructureerde aanpak en frequente afstemming helpt Ratho klanten als HEYDAY verder vooruit. Met Microsoft 365 communiceren Paul en zijn collega’s snel met elkaar, delen zij veilig en eenvoudig documenten met het team en is alle informatie op één centrale plek te vinden. Benieuwd hoe Microsoft 365 de productiviteit in jouw organisatie kan verbeteren? Neem contact op met ons op of vraag een demo aan.
