Productiever werken met Microsoft 365

DELEN

Vanuit de begeleiding die we verzorgen binnen scholen en bedrijven komen vaak soortgelijke vragen binnen die te maken hebben met productiever werken binnen Microsoft 365. In dit blog een top drie waar je vandaag al mee kunt starten.

 

1. Overzicht behouden binnen Outlook


We beginnen met een tip “uit de oude doos”, maar vaak nog een ondergeschoven kindje. In Outlook staan in de loop van de tijd veel berichten in Postvak-In. Uiteraard kun je deze verplaatsen en ordenen in submappen. Om meer overzicht te houden en ruimte te besparen kun je deze (sub)mappen ook opschonen en archiveren. 

  • Berichten in e-mailmappen kun je verminderen met de functie “Opschoning van gesprekken” in Outlook. Overtollige berichten binnen een gesprek worden verplaatst naar de map “Verwijderde items”. Lees meer over hoe je overtollige berichten verwijdert.

    Gesprek opschonen

  • Het opschonen van de berichten zorgt voor meer overzicht. Door daarnaast ook gebruik te maken van de archiveerfunctie binnen Outlook kun je oude items bewaren waarbij je geen problemen krijgt met de opslagcapaciteit van het Outlook-postvak. Lees meer over het handmatig archiveren van items.

 

2. Interne communicatie stroomlijnen

 

In veel organisaties wordt steeds vaker Microsoft Teams gebruikt in combinatie met Microsoft Outlook. Om dit effectief te gebruiken is helderheid nodig in het gebruik met als ultieme doel:
“Interne communicatie via Microsoft Teams en externe communicatie via Microsoft Outlook”.

  • Je kon al langer een e-mail doorsturen naar een kanaal door het e-mailadres van een kanaal op te halen in Microsoft Teams. Sinds kort kun je dit nu ook rechtstreeks uitvoeren vanuit Outlook, waarbij je meteen een intern bericht kunt toevoegen (inclusief mentioning) en kunt doorsturen naar een persoonlijke (interne) chat. Lees meer over hoe je een bericht deelt met Teams vanuit Outlook.

    Doorsturen vanuit Outlook

  • Buiten het goed instellen van meldingen binnen Microsoft Teams is het (tijdelijk) instellen van een notificatiemelding in Outlook ook een effectief hulpmiddel om helderheid te geven over de interne communicatie.

Melding in Outlook

3. Inzicht en overzicht van je persoonlijke- en gezamenlijke taken

 

Gedurende je werkzaamheden ontstaan taken die je niet altijd direct kunt afhandelen. Om deze taken efficiënt op één plek bewaren kun je gebruik maken van Microsoft ToDo. Deze app is onderdeel van Microsoft 365 en werkt samen met Microsoft Outlook, Microsoft Teams en Microsoft Planner.

  • Je kunt persoonlijke takenlijsten aanmaken met subtaken en optioneel einddata. Daardoor kun je grote taken opdelen in kleinere taken en prioriteren. Ook is er een integratie met Outlook dat de “e-mail met vlaggetjes” hier ook bij komen staan en sinds kort kun je ook makkelijk van gesprekken binnen Microsoft Teams een taak maken in Microsoft ToDo.
ToDo

Meer informatie of hulp nodig?

Uiteraard zijn er nog veel meer functies en mogelijkheden die Teams jou biedt. Ik leg je graag meer uit in een vrijblijvend gesprek, bel dan 040 2370 426 of stuur een e-mail naar interesse@ratho.nl. Je kunt mij ook inzetten voor een training op alle gebieden van Microsoft 365.