Voor veel organisaties is hybride werken inmiddels de nieuwe standaard. Om te zorgen dat jouw medewerkers thuis net zo productief kunnen zijn als op kantoor, zijn Cloud-gebaseerde samenwerkingsplatforms zoals Microsoft Teams essentieel. Een onmisbaar onderdeel van deze platforms zijn VoIP-systemen waarmee organisaties gemakkelijk in contact kunnen blijven met klanten en hun medewerkers, waar ze zich ook bevinden, zónder dat dit ten koste gaat van hun bereikbaarheid.
Klinkt bijna te mooi om waar te zijn toch? Dat is het niet. Want VoIP heeft de toekomst. Besef wel dat je niet zomaar een VoIP-systeem kunt inschakelen en verwachten dat alles probleemloos verloopt. Om wegvallende gesprekken en haperende functies te voorkomen, moet je ervoor zorgen dat het systeem correct en efficiënt is opgezet. En daar help ik je graag bij!
1. Zorg voor een netwerk dat klaar is voor VoIP
VoIP staat voor Voice over Internet Protocol, wat betekent dat het systeem via het internet werkt. Dit kan een extra belasting betekenen voor het netwerk van jouw organisatie, wat vaak leidt tot problemen zoals wegvallende gesprekken en haperend geluid. Daarom is het belangrijk om te controleren of er aanpassingen nodig zijn aan het netwerk van jouw organisatie. Dit betekent bijvoorbeeld dat de bandbreedte verhoogd moet worden of de netwerkapparatuur aangepast. Voer een jittertest uit en kijk naar het pakketverlies om de kwaliteit van de verbinding te beoordelen. Controleer ook de routerinstellingen om er zeker van te zijn dat deze piekmomenten aankan. Zo voorkom je problemen en zorg je voor een optimale gebruikerservaring voor je medewerkers en klanten. Kom je er zelf niet aan uit? Geen probleem, ik sta voor je klaar om je te helpen bij het beheer van het netwerk van jouw organisatie.
2. Geef prioriteit aan belangrijk netwerkverkeer met QoS-regels
Quality of Service (QoS) is een onmisbaar onderdeel van de routerinstellingen waarmee je jouw belangrijkste netwerkverkeer prioriteit kunt geven. Zonder QoS kunnen belangrijke gesprekken plotseling onderbroken worden omdat andere processen, zoals bijvoorbeeld automatische back-ups, teveel internet opslokken. Met QoS zorg je ervoor dat het netwerkverkeer optimaal wordt verdeeld, zodat je altijd voldoende bandbreedte beschikbaar hebt voor de belangrijkste processen. Dit zorgt ervoor dat je zonder enige storing kunt bellen en dat je communicatie vlekkeloos verloopt. Het is daarom verstandig om QoS-regels niet alleen voor je VoIP-software in te stellen, maar ook voor andere belangrijke processen. Zo ben je altijd verzekerd van een betrouwbare en soepele internetverbinding.
3. Hoor en word gehoord: Investeer in headphones
Investeer in kwalitatieve hoofdtelefoons om de belervaring van potentiële klanten te verbeteren. Een goedkope headset kan leiden tot frustraties vanwege slechte geluidskwaliteit, slechte ontvangst of storende achtergrondgeluiden. Dit kan een negatief beeld van jouw organisatie achterlaten bij de klant. Zorg er dus voor dat je team niet alleen op kantoor, maar ook thuis over kwalitatieve hoofdtelefoons beschikt om problemen te voorkomen en de klanttevredenheid te verhogen.
4. Zorg voor een efficiënte telefoonstructuur
Zorg voor een gestroomlijnde telefonische structuur door het instellen van afdelingen en belgroepen. Begin met het opzetten van afdelingsgroepen, zoals boekhouding of marketing, en maak daarna de persoonlijke extensies aan. Hierdoor kun je gesprekken direct naar de juiste afdeling doorsturen, in plaats van naar één persoon. Dit verkort de wachttijd voor bellers en vermindert de behoefte aan voicemail en terugbelverzoeken. Dit verbetert niet alleen de efficiëntie van je organisatie, maar ook de klantervaring.
5. Maak gebruik van de automatische assistent
Gebruik de geautomatiseerde assistent om bellers te helpen de juiste persoon of afdeling te vinden. Je kunt een organisatiegids opzetten en de bellers enkele vragen stellen voordat ze automatisch worden doorverbonden. Zo kun je bijvoorbeeld vragen om de achternaam van de persoon die ze willen bereiken. Als de beller geen specifieke persoon in gedachten heeft, kan de assistent hen doorverwijzen naar de juiste afdeling.
Het opzetten van een organisatiegids vraagt in het begin wat tijd en energie. Maar een efficiënte organisatiegids bespaart op de lange termijn veel tijd omdat er geen persoon meer nodig is om elk gesprek door te schakelen. Bovendien kunnen bellers sneller de juiste persoon of afdeling bereiken, wat de klantervaring verbetert en de productiviteit op kantoor verhoogd. Maak optimaal gebruik van deze functie om de efficiëntie van je telefoonstructuur te verbeteren.
6. Optimaliseer met voicemail naar e-mail
Zorg ervoor dat je medewerkers hun voicemail en voicemail naar e-mail instellen. Hierdoor voorkom je dat belangrijke berichten verloren gaan en verbeter je de bereikbaarheid. Het beluisteren van veel voicemails kan echter veel tijd kosten. Je kunt dit voorkomen door voicemail naar e-mail in te stellen. Met deze instellingen worden voicemails omgezet naar tekst en vervolgens via e-mail verstuurd. Zo zie je in één oogopslag wie er heeft gebeld en hoef je niet naar lange berichten te luisteren. Sommige VoIP-systemen bieden zelfs de optie om getranscribeerde voicemails via SMS te laten versturen. Zo blijf je altijd bereikbaar en verhoog je de efficiëntie van je communicatie.
7. Train je team
Optimaliseer het gebruik van het VoIP-systeem van je organisatie door je medewerkers grondig te trainen in het gebruik van de beschikbare functies en belprocessen. Hierdoor voorkom je dat ze tijd verspillen met het zelf uitvinden van oplossingen of belangrijke tijdbesparende functies niet gebruiken. Een effectieve training verhoogt niet alleen de productiviteit, efficiëntie en onderlinge samenwerking, maar draagt ook bij aan een betere klantervaring.
Is jullie VoIP systeem efficiënt ingericht?
Met een VoIP-systeem kun je eenvoudig online communiceren vanaf verschillende locaties. Maak je al gebruik van een VoIP-systeem of overweeg je er een te gebruiken, maar heb je vragen of loop je tegen problemen aan? Neem dan gerust contact met mij op. Het systeem heeft voor mij geen geheimen. Ik sta dan ook graag voor je klaar om al jouw vragen te beantwoorden.
Cas is onze accountmanager. Met zijn jarenlange ervaring op onze helpdesk kan hij eenvoudig de vertaalslag maken in wat technisch én commercieel mogelijk en haalbaar is.