Hoe gebruik je Microsoft Teams als samenwerkingsplatform?

DELEN

Zoals bij alle nieuwe tools moet je ook bij Teams eerst goed nadenken hoe je als organisatie dit platform wil gebruiken met als een belangrijke peiler: gebruikersadoptie. Want een groot risico is dat gebruikers nieuwe tools links laten liggen en vast blijven houden aan hun eigen manier van werken. Ook eventuele weerstand binnen je organisatie overwin je door de implementatie samen met je eindgebruikers doelbewust uit te denken, in te richten en toe te passen. Je hebt onder andere te maken met verschillende gebruikersniveau’s en diverse mogelijkheden binnen Microsoft Teams met ieder hun eigen wensen, benodigdheden en (beveiligings-)eisen. 

 

8 voordelen voor het overstappen naar Microsoft Teams

 

De belangrijkste redenen voor organisaties om over te stappen naar Microsoft Teams is de wens om meer structuur in hun communicatie en bestandsopslag aan te brengen omdat deze vaak niet goed georganiseerd en de toegang vaak niet veilig is. Teams biedt de mogelijkheid om:

  1. meer structuur in hun communicatie en bestandsopslag aan te brengen.
  2. mogelijkheden om efficiënt en veilig met externen samen te werken en te communiceren.
  3. te fungeren als landingsplatform voor gebruikers dat verbinding maakt met de verschillende apps binnen Microsoft 365.
  4. een goede structuur neer te zetten met goede beveiligingsrechten, zodat mensen ook echt alleen de documenten kunnen zien die ze mogen zien en de bestanden kunnen bewerken die ze mogen bewerken.
  5. binnen elke afdeling de juiste mensen bij elkaar te zetten, tijdelijk een collega van een andere afdeling of een externe erbij te halen en zelf te bepalen wie welke rechten krijgt. Zo komen de verantwoordelijkheden voor taken bij de juiste personen te liggen.
  6. vanuit je eigen Teams-omgeving eenvoudig over te schakelen naar de Teams-omgeving van een andere organisatie waar je lid van bent. De interface, de tools, alles ziet er hetzelfde uit, alleen achter de schermen zit je opeens op hun server in plaats van die van je eigen bedrijf. Handig bij klantrelaties waarbij sprake is van (intensieve) samenwerking.
  7. het eenvoudig (en veilig) delen van documenten en online vergaderen (met breakoutrooms).
  8. functies voor de interne communicatie en samenwerking in te zetten.

 

Waar kijken wij naar bij een Teams implementatie?

Bij een Teams implementatie hebben wij aandacht voor:

  • primaire processen
  • compliance
  • security
  • governance
  • gebruikersadoptie

Want als de gebruikers Teams niets optimaal gebruiken haal jij te weinig rendement uit je ICT-investering. Het doel is dan ook dat je als gebruiker vanuit deze “webbased” samenwerkingsomgeving vanuit iedere locatie en vanaf ieder apparaat 'alles' tot je beschikking hebt om je werk te kunnen uitvoeren. De beveiliging van bestanden kan zelfs zo ver kan gaan dat documenten op een USB-stick zelfs niet meer leesbaar zijn als een gebruiker zijn rechten verliest. 

 

 

De vier meest gebruikte basisfuncties van Microsoft Teams

Microsoft Teams heeft veel functionaliteiten waardoor het zich onderscheidt van andere samenwerkingssoftware. De vier meest gebruikte basisfuncties zijn:

  1. Gesprekken binnen kanalen en teams
    Alle teamleden kunnen verschillende gesprekken bekijken en toevoegen en kunnen een @-functie gebruiken om gerichte gezamenlijke communicatie te realiseren;
  2. Documentopslag in SharePoint
    Elk team dat Microsoft Teams gebruikt, krijgt een site in SharePoint Online, die een standaardmap voor documentbibliotheken zal bevatten. Alle bestanden die in alle gesprekken worden gedeeld, worden automatisch in deze map opgeslagen. Rechten en beveiligingsopties kunnen ook worden aangepast voor gevoelige informatie;
  3. Een persoonlijke chatfunctie
    De basis-chatfunctie (voorheen Skype for Business) voor gerichte persoonlijke communicatie en samenwerking. Zowel individueel, in kleine groepjes en/of met externen;
  4. Online vergaderen en schermdeling
    Online vergaderen is tegenwoordig onmisbaar geworden. Deze functie in Microsoft Teams geeft je de mogelijkheid om zowel intern als extern effectief te vergaderen. Buiten het geïntegreerde gebruik van vragenlijsten, chats, breakout rooms en aantekeningen kun je ook eenvoudig en snel je scherm delen voor presentaties of voor technische assistentie.

 

Denk vooraf samen na over de implementatie en adoptie

Zoals we in het begin al zeiden is het wijs om alle gebruikers mee te nemen in het adoptieproces van Microsoft Teams. Want het is een eenvoudig en gebruiksvriendelijke tool, maar heeft vele facetten waar rekening mee gehouden moet worden tijdens de implementatie. In het schema hieronder zie je een voorbeeldoverzicht na implementatie van Microsoft Teams:

Gebruikersniveaus

 

 

 

Onze 5 gestructureerde stappen in adoptietraject leiden snel tot het gewenste resultaat 

In de praktijk zien we dat deze aanpak, het vanaf het begin betrekken van de medewerkers, gevolgd door een gestructureerd adoptietraject, snel tot het gewenste resultaat leidt. Hiervoor is geen standaard aanpak en de kunst is om in het implementatietraject rekening te houden met de huidige werkwijze en tegemoet te komen aan de visie en doelstelling van de organisatie op de korte- en langere termijn. We gebruiken hiervoor een implementatietraject dat uiteraard op maat bijgesteld wordt. In onderstaande afbeelding de vijf “standaard” stappen die wij hanteren met vervolgens een korte uitleg.

 

5 stappen implementatie Teams


1. Oriënterende workshop

Tijdens een oriënterende workshop komen de diverse mogelijkheden van Microsoft Teams aan bod. Hoe de applicatie werkt, wat je er mee kunt en hoe Teams samenwerkt met de andere onderdelen die je binnen Microsoft 365 gebruikt. Je krijgt een goed inzicht in hoe je als team en organisatie kunt samenwerken. Tijdens de workshop creëren we een inzicht over de inzet en de (on)mogelijkheden van Microsoft Teams binnen de organisatie. Ook beoordelen we de bestaande producten en processen en hoe deze mogelijk gecombineerd ingezet kunnen worden of overbodig worden. Deze kennis verzamelen we voor de volgende stap, waarin we bekijken hoe de Teams functionaliteiten het beste kunnen worden ingezet.

2. Creëren blauwdruk

Zoals ik eerder benoemde, heeft Microsoft Teams veel mogelijkheden. Het is belangrijk om te weten te komen waar de specifieke waarde zit en waar (nog) niet. Na de workshop organiseren we een brainstormsessie die leidt tot inzichten en een gedeelde visie over wat jullie willen bereiken. In deze werksessie nemen we de opdrachtgever mee in het nemen van primaire besluiten met betrekking tot structuur en de technische (on)mogelijkheden. Samen bepalen we de gewenste inrichting en creëren een “blauwdruk” voor de implementatie binnen de gehele organisatie. We beoordelen dus niet alleen de documentopslag, maar ook naar de interne communicatie en de andere bedrijfsprocessen en hoe deze passen binnen het middel Microsoft Teams op de korte en langere termijn. Uiteraard houden we hierbij rekening met de beveiligingsinstellingen en functionaliteiten passend bij de wetgeving.

3. Technische vormgeving en communicatie gebruikers

Het opgestelde functionele ontwerp wordt gerealiseerd en gereed gemaakt voor gebruik. Deze toetsen we aan de gestelde afspraken, hierdoor ontstaat één duidelijk ontwerp die optimaal aansluit bij de daadwerkelijk gewenste praktijk.

Nadat de omgeving technisch is ingericht, organiseren we een workshop voor de “teameigenaren en ambassadeurs” en controleren we de opzet in de praktijk aan de hand van diverse scenario’s. Ook geven we gerichte uitleg over de inzet van Microsoft Teams binnen de organisatie. De basis van dit ‘train-de-trainer’ principe zorgt na de introductie voor een soepele inzet en een praktische begeleiding. Ook inventariseren we wat de specifieke aandachtspunten zijn waar rekening mee gehouden moet worden voor de verdere implementatie van Microsoft Teams.

Ook wordt besproken hoe dit verder intern gecommuniceerd moet worden, zodat iedereen binnen de organisatie op de hoogte is van de ontwikkelingen en de aanstaande veranderingen.

4. Implementatie en presentatie

Alle benodigde werkzaamheden worden op elkaar afgestemd en gecommuniceerd, zodat de verdere implementatie en dataoverdracht soepel verloopt. Nadat dit gerealiseerd is, introduceren we Microsoft Teams met een (aantal) interactieve presentatie(s) aan alle medewerkers en is de omgeving klaar voor gebruik.

De opzet, hoeveelheid en reikwijdte van deze implementatiefase is erg verschillend en afhankelijk van veel factoren. Deze zijn in een eerdere fase geanalyseerd en worden nu gerealiseerd voor een optimale start.

5. Nazorg en begeleiding

Onze medewerkers blijven op de achtergrond beschikbaar voor gebruikersvragen en ondersteuning. Na een maand evalueren we de implementatie en het daadwerkelijke gebruik en beoordelen we het beoogde effect. Ook beoordelen we het vervolgtraject voor het verder optimaliseren en adoptie van Microsoft Teams.

 

Adoptie zorgt voor verbetering van rendement in ICT investeringen

Vroeger ging het bij ICT-implementaties vooral om het technisch aanzetten, inrichten en uitrollen van nieuwe omgevingen. Tegenwoordig besteden we veel meer aandacht aan doelbewuste inzet en adoptie van IT-middelen en houden we rekening met de menselijke kant.

Kleine en grote organisaties zien in dat investeren in gebruikersadoptie niet alleen het rendement uit ICT-investeringen enorm verbetert, maar ook gewoon noodzaak is vanuit het perspectief van productiviteit en beveiliging. Wat in eerste instantie een extra kostenpost lijkt, blijkt meestal juist bij te dragen aan een snelle en probleemloze implementatie. Oplossingen worden sneller omarmd, problemen worden sneller opgelost en ICT-projecten renderen beter en sneller.

 

Is een volledig adoptietraject altijd noodzakelijk?

Het antwoord op deze vraag is wisselend en heeft te maken met vele factoren:

  • De belangrijkste factor is uiteraard dat de gebruikers weten hoe alles werkt en de vaardigheden hebben om efficiënt en veilig te kunnen werken. Bij adoptie hoort ook dat nieuwe medewerkers effectief kunnen instappen en intuïtief de weg vinden.
  • Zoals eerder benoemd verloopt een verandering niet automatisch en is het van belang dat er regelmatig aandacht is voor deze primaire processen. Daarmee voorkom je dat de ene helft van de organisatie fanatiek aan de gang gaat met de nieuwe mogelijkheden, terwijl de rest vasthoudt aan e-mailcommunicatie en netwerkschijven.
  • Het lange termijndoel voor het gebruik van Microsoft Teams is vaak meer dan werken met een paar browser-apps. Naast documentopslag, informatie-uitwisseling en samenwerking biedt Microsoft 365 nog veel meer. Planner, Forms en Sway komen ook binnen de Microsoft Teams omgeving en voor deze toepassingen is het wel noodzakelijk om adoptie gestructureerd aan te pakken.
  • Tot slot is het ook vanuit het perspectief van compliance, security en governance belangrijk om het gebruik van deze nieuwe functies in goede banen te leiden.

 

Wij zijn er... voor meer informatie of een vrijblijvende afspraak!

Ik hoop dat je na het lezen van dit artikel een beter beeld hebt gekregen waar wij, samen met jou, allemaal aan denken bij een implementatie. En dat we het proces, de techniek én adoptie door de mensen die er mee moeten werken altijd als uitgangspunt nemen. Op deze manier kunnen jij en je collega's voortvarend aan de slag met Teams en wordt het geen desinvestering waarvan alleen ‘de basis’ gebruikt wordt.

Ben jij enthousiast geworden en wil jij ook binnen jouw organisatie Microsoft Teams adopteren, neem dan contact op via 040 2370 426 of via de button.

 

Neem contact op