Alle Teams tips op een rij

Productiever werken met het gebruik van Microsoft Teams? Aryon, dé Microsoft Teams expert van Ratho geeft jou op onze LinkedIn pagina wekelijks tips. Maar in deze blog kun je alle tips al bij elkaar vinden. Ontdek zelf én samen met jouw collega's wat er allemaal mogelijk is en verhoog jullie productiviteit met Microsoft Teams. Liever een training? Klik op onderstaande button voor meer informatie. 

Teams tip 1: Delen van het scherm

Laat anderen meekijken met wat je doet door het scherm te delen. Door het kiezen van de juiste weergave, behoud je meer controle en worden je vergaderingen sneller, en efficiënter, waarmee je je team helpt meer te bereiken. Bij een grote groep kun je deze optie ook vooraf uitschakelen voor de deelnemers.

Teams tip 2: Opnemen van vergaderingen

Neem Teams vergaderingen op, altijd makkelijk om terug te kijken. Klik tijdens een vergadering op het symbool … (de drie puntjes) en start de opname. Vraag wel altijd toestemming aan de deelnemers. De opname kun je na je meeting in de chat van de vergadering terugvinden. Vergadering vanuit een persoon staan ook op OneDrive opgeslagen.

Teams tip 3: Teams-app

Met de Teams-app voor mobiel kun je samenwerken, waar je ook bent. Meldingen van Teams kun je beheren op je telefoon. Als je jouw meldingen wilt aanpassen, open je Menu > Instellingen > Meldingen. Zo kun je kiezen of je meldingen 'Altijd' wilt ontvangen, of 'Alleen wanneer ik niet actief ben op het bureaublad' (je wordt als inactief beschouwd na drie minuten van inactiviteit).

Teams tip 4: Sneltoetsen

Maak gebruik van handige sneltoetsen. Door de sneltoets Alt +/ krijg je een lijst met alle beschikbare sneltoetsen in Teams. Sneltoetsen in Teams zijn bijvoorbeeld:
Ctrl + N: begin een nieuw gesprek
Ctrl + O: voeg een bijlage toe zonder de paperclip te gebruiken. Navigeer vlot door OneDrive met de pijltjestoetsen
Shift + Enter: nieuwe regel beginnen, zonder te verzenden. Bij Enter verzend je je bericht meteen.
Ctrl+Shift+A: makkelijk accepteren van een videocall
Ctrl+Shift+S: makkelijk accepteren van een audiocall

Teams tip 5: Live gebeurtenissen

Met live gebeurtenissen van Microsoft Teams kun je ook grotere vergaderingen online organiseren, zoals bijeenkomsten met het management, webinars, lanceringsevenementen, trainingssessies en presentaties geven voor maximaal 100.000 deelnemers binnen of buiten je organisatie. Let op, dit is wel afhankelijk van de licentie die je hebt.

Teams tip 6: Samenwerken aan documenten

Werk samen aan Office-documenten in Microsoft Teams. Eén van de grote meerwaarde van Teams is dat je vanuit één locatie alles kunt vinden als gebruiker. De basis zijn gesprekken en bestanden in de gemaakte kanalen, maar deze kun je ook uitbreiden met andere interessante apps. Uiteraard van Microsoft, maar ook van andere organisaties. Je kunt nieuw apps vinden door naar Apps aan de linkerkant van Teams te gaan of om deze (als eigenaar) te koppelen aan een kanaal. Dit kan mogelijk wel beperkt zijn door de organisatie in verband met de privacywetgeving.

Teams tip 7: Together modus

Eén van de nieuwste Microsoft Teams-functies, de Together-modus, plaatst alle deelnemers aan je vergadering op een gedeelde achtergrond, zodat het lijkt alsof ze allemaal in dezelfde ruimte zitten (zoals een auditorium of een café). De Together-modus kun je vinden in je achtergrondopties. Klik tijdens je videocall op de knop met drie puntjes in de menubalk. Klik op ‘Achtergrondeffecten weergeven’.

Teams tip 8: Berichten met meldingen

Kanaalgesprekken zijn bedoeld voor gezamenlijke communicatie binnen je organisatie. Als een specifiek iemands een melding moet krijgen in een kanaal- of chatgesprek, kun je hem of haar door het gebruiken van een @ vermelden. Typ de @ vóór de naam van de persoon en selecteer deze vervolgens in het menu dat verschijnt. Wil je de aandacht van de gehele groep? Gebruik dan @team om iedereen in dat team op de hoogte te brengen. Dit kun je zelfs ook op kanaalniveau of specifiek voor eigenaren van een Team uitvoeren.

Teams tip 9: Belangrijke berichten markeren

Wist je dat je belangrijke berichten extra ‘in de verf’ kunt zetten? Oftewel, kunt markeren? Hierdoor kunnen alle belangrijke berichten in één keer bekeken worden binnen de organisatie. Dit kan je doen door onder aan het bericht de optie ! aan te klikken en dan vervolgens belangrijk of dringend te selecteren.

Teams tip 10: Spotlight functie

De spotlight functie. Wanneer er veel mensen aan een online vergadering deelnemen, dan is het soms fijn om één persoon uit te lichten. Dit helpt je om de presentatie of verhaal van deze persoon beter te volgen.

Teams tip 11: Kanalen vastzetten

In Teams vinden teamwerk en communicatie plaats in kanalen. Een kanaal is één plek waar een team berichten, hulpprogramma’s en bestanden kan delen. Zet kanalen van je Teams account vast. Door een Team kanaal vast te pinnen staan ze gelijk bovenaan in de lijst met kanalen. Zo hou je een goed overzicht en je kunt specifieke meldingen instellen voor deze “belangrijke” kanalen.

Teams tip 12: Forward e-mails

E-mails kun je met één druk op de knop forwarden naar een team of kanaal. Klik op meer opties en selecteer ‘e-mailadressen ophalen’ om e-mails te sturen naar het Teams-kanaal. Gebruik je de nieuwste versie van Outlook? Dan kan dit direct vanuit Outlook.

Teams tip 13: Zoeken in Teams

Zoek in Microsoft Teams als een expert. In Teams zoeken is heel eenvoudig maar je moet natuurlijk wel even weten hoe. Typ bovenaan in de zoekbalk wat je zoekt en werk met filters om nog gerichter te zoeken. Wil je een specifiek bericht zoeken in een kanaal gebruik dan de sneltoets Ctrl+F.

Teams tip 14: Kanaal naam veranderen

Het is ook mogelijk om een kanaal van naam te veranderen binnen Microsoft Teams. Als je de juiste rechten hebt, kan je een Microsoft Teams kanaal hernoemen door rechts te klikken op het kanaal en ga vervolgens naar ‘bewerk kanaal’. Sinds kort verandert ook daadwerkelijk de bestandenmap van het kanaal, zodat je ook de juiste naam in beeld ziet op binnen SharePoint en als je de bestandslocatie synchroniseert naar je verkenner.

Teams tip 15: Microsoft Planner

De tip voor als je samen aan projecten werkt. Met Microsoft Planner hou je het overzicht als je met meerdere mensen aan een project werkt. In de planner kun je overzichtelijk deadlines toekennen, taken op naam zetten en document toevoegen. Zo behoud jij het overzicht en krijgen deelnemers op de juiste momenten notificaties voor het oppakken van taken.

Teams tip 16: Niet storen inschakelen

Even niet gestoord worden? Dan kun je de functie ‘Niet storen’ inschakelen. Constante pings van inkomende berichten kunnen je productiviteit beperken wanneer je je probeert te concentreren. Schakel die ongewenste afleidingen uit door de niet storen-modus in te schakelen. Klik op je profielfoto in Teams om je status in te stellen op niet storen (of voer de opdracht dnd (EN) of /niet-storen in de zoekbalk in).

Teams tip 17: Berichten als taak

Markeer berichten om later op te pakken ongelezen. Heb je ooit een bericht gelezen waar je niet meteen de tijd voor had, maar vergeten bent er later op terug te komen? Vast wel! Hier speelt Microsoft Teams op in door berichten te markeren of op te slaan als taak. Je kunt dit bericht markeren als ongelezen, je kunt deze opslaan als taak binnen Microsoft Teams, of deze toevoegen aan de Microsoft ToDo-app.

Teams tip 18: Onderzoek met polls

Voer polls uit binnen een groep. Waarom zou je in plaats van een vraag in een kanaal te typen, niet een peiling gebruiken om efficiënter feedback te verzamelen? Klik op het icoon Forms onder het berichten vak om een peiling te maken en te verzenden binnen Teams. Laat die respons maar komen!